团队沟通:为何如此重要以及如何改

团队沟通:为何如此重要以及如何改
OKRs-E(来源:tita.com)

沟通是任何业务的核心。

如果您的团队无法正确沟通,他们可能将无法完成任务并实现目标。

作为经理或企业主,您的工作是创建一个环境,使他们能够应对新挑战并清楚地表述自己,而不是独自一人。

以下是可用于改善团队沟通的方法和工具。

为什么团队沟通可以决定业务的成功或失败

您的员工必须能够彼此之间自信而清晰地沟通。以下是为何交流如此重要的快速入门:

高效的计划–最大化效率

如果您的沟通混乱,则很难开展项目。

对发送者和接收者的理解之间的差距越窄,沟通越清晰。跨各种渠道的清晰沟通使您的团队能够完美无瑕地协作,并推动他们的项目前进。

清晰的沟通也使您的团队成员每天更容易知道他们的立场以及对他们的期望。

敏捷执行-保持灵活性

如果他们无法有效沟通,您的团队将很难应对不断变化的情况。

我们都知道,在业务中,事情变化很快。您的团队需要认真思考并相互交流以适应这些变化。交流的能力使您的团队有能力在不断变化的情况下取得成功。

建设性反馈-朝着正确的方向前进

如果您的团队成员不愿意分享建议和意见,那么您的产品或服务的质量将会受到影响。

鼓励团队中的每个成员找到自己的声音并提供清晰的反馈很重要。您的团队成员每天与您的企业互动,他们的见解和意见可能只会帮助您提高利润。

满意的同事–让所有人开心

如果您的同事被忽视或被低估,他们将迅速放弃您的业务并找到替代方案。

我们都是社交动物,听到我们的声音非常重要。如果我们认为自己的贡献没有得到重视,我们将迅速离开小组。这就是为什么每个团队成员都有权表达自己的想法。

如何为您的项目找到正确的团队沟通渠道

在当今世界,我们以前所未有的方式进行交流。以下是您应该使用的沟通渠道的关键类别的详细信息。

面对面的互动-使事情保持个性化

技术无处不在,但它永远无法取代面对面的交流。实际上,我们的大脑以寻求物理交互并响应甚至很小的信号的方式成形。这有助于我们清楚地表达自己并理解另一个人的意图。

面对面的交流在商业领域也非常重要。哈佛大学的研究表明,与电子邮件相比,面对面的请求得到正面回应的可能性要高34倍 –保持个性化,以营造团队合作精神,并在团队之间建立牢固的联系。

即时通讯-解锁即时通讯

智能手机,平板电脑和其他设备比以往任何时候都更容易相互联系。过去可能要花费数天才能提出的问题现在可以在几秒钟内得到回答。

近年来,即时通讯应用程序变得更加复杂,并促进了文件共享和群聊等高级功能。正确使用这些功能可以使团队更有效地协作。例如,ReportLinker的一项调查发现,有14%的员工专门使用即时消息传递来减少电子邮件。

视频会议–跨越任何距离

更快的互联网速度,功能强大的设备和更复杂的软件意味着视频会议在最近几年得到了极大的改善。

视频会议已经从笨拙的不方便时刻的创建演变为面向全球企业的可行的沟通渠道。现在,视频会议可以帮助同事进行远距离连接以保持对话的进行。

视频会议通常是一种建立关系并享受远程连接感的好方法。例如,世界各地的团队成员可以共享个性化的问候,并定期参加会议。这些只是远程团队应尝试主持常规视频电话会议的一些原因。

知识共享平台–跨时间沟通

如今的公司每天都在产生大量的信息-您必须确定一个空间,您可以在其中收集这些信息并使整个团队随时可以使用知识。知识共享平台可为您提供此功能。您的团队成员可以协作,留下有关流程和工作流程的重要信息和知识。

知识共享平台也是与新员工进行交流的好方法。通过它,他们可以了解有关您的内部政策,该做与不该做以及您的产品的更多信息。

7种(经过验证的)方法来确保有效的团队沟通

安装适当的通信基础设施只是战斗的一部分-您必须确保使用所有技巧来确保有效的团队沟通。

这是您可以用来使团队交流尽可能无缝的策略和技术的近距离观察。

1.建立对话文化

如果您希望团队进行有效的沟通,那么就必须建立一种欢迎对话的文化,这一点很重要。当企业庆祝开放和清晰的对话时,他们帮助团队成员自信地交流并自由共享信息。这种文化通常也间接地受到您公司文化的影响。

另一方面,您会发现在员工不敢讲话和分享想法的团队中,沟通会受到负面影响。

这就是为什么您必须打破障碍并鼓励团队成员发表意见的原因。以下是一些您可以用来创建对话文化的技术:

a)使用“五个对话框架”指导重要对话

蒂姆·贝克(Tim Baker)博士是一位领导力发展顾问,他在《绩效考核的终结》一书中创造了“五个对话”框架。在他的系统下,团队负责人连续五个月每月覆盖一个主题,这意味着每个主题每年覆盖两次。

以下是贝克博士概述的五次对话:

  • 气候评论–用于衡量满意度和总体士气
  • 优势和才华–用于确定机会以能力为基础
  • 增长机会–用于改善整体绩效和标准
  • 学习与发展–过去一直专注于学习机会
  • 创新和持续改进:–用于讨论如何提高有效性

该系统可以帮助您增加对话的结构,并使组织能够重新构想过时的绩效评估系统。奖励:安排时间也很简单。只需使用Google日历设置定期活动,您就可以跟踪团队的发展和意见。

b)使开放成为您公司文化的一部分

您的核心公司价值观是支持您的总体愿景,塑造公司文化并定义组织身份的北极星。

您可能需要安装“通讯”的一些变体作为公司的核心价值。看看星巴克的核心价值,例如:

  • 营造一种热情和归属感的文化,欢迎每个人。
  • 勇于行动,挑战现状并寻找新方法来发展我们的公司和彼此。
  • 在场,保持透明,尊严和尊重。
  • 在我们所做的一切中尽最大努力,使自己对结果负责。

每个值都以某种方式暗示着沟通。考虑从核心价值的杰出示例中汲取灵感,以塑造自己的以沟通为中心的价值。

c)鼓励您的团队成员减少电子邮件

开放式办公室在现代工作环境中风靡一时。 不过,最近的一项前沿研究发现,这些空间中的员工在面对面交流中所花费的时间减少了73%,而电子邮件和消息传递的时间却增加了67%。

这可能会对团队内部的沟通产生负面影响,因此,制定缓解这种风险的策略非常重要。

为此,请尝试强制实施限制发送的非个人和分散注意力的电子邮件数量的策略。例如,您可能决定将这些规则合并到员工手册中,或使其成为公司文化的一部分。

2.投资交流培训

出色的沟通能力是个人和职业生活中的宝贵商品。虽然我们都知道有些人可能比其他人更能表达自己的观点,但您的团队成员绝对可以提高并达到您期望的水平。

您可能会决定分享您的期望,并通过投资交流培训来使您的团队跟上步伐。这些会议可能会很有趣,并且有很多顾问提供这些类型的会议。

您可能还决定内部进行培训。电子学习行业的这篇文章向您展示了如何分五个步骤计划员工培训计划。这是这些步骤的快速清单,以及每个步骤需要实现的步骤:

  • 确定您需要教的内容–对您真正需要教给您的员工以及您希望实现的目标有清晰的了解。
  • 审核您的培训资源–评估您现有的培训材料和其他外部资源。
  • 从管理层那里获得安全的支持-涵盖范围很广,可以涵盖第一步中概述的目标和拥有的资源。
  • 准备收集反馈–决定在交付之前如何评估培训的影响和成功。
  • 制定培训计划–做好基础准备,制定完整的培训计划。这将包括诸如课程,内容创建计划之类的内容,以及其他重要的后勤细节,如由谁提供培训以及何时提供培训。

3.让所有人参与对话

沟通是一条双向的道路,您企业中的每个人都必须感到自在,并有权分享他们的观点。如果您想改善企业内部的沟通,请确保所有团队成员都参与了对话。

例如,某些企业会犯下在高级和初级员工之间划清界限的错误。这会创建无形的边界,这可能只会阻止您的下级团队成员分享一个绝妙的主意或令人惊奇的反馈。

4.确定您的关键沟通者

有些人是天生的沟通者。他们乐于与其他人打交道,而不论手头有什么话题,而且他们具有使所有人感到舒适和受到重视的超凡能力。

您应该在团队成员中确定这些领导才能,并利用他们的自然魅力来帮助指导和塑造公司的对话。例如,请这些人在他们的部门内交流想法,或要求他们尝试与团队中其他更多保留的成员进行交流。

5.迎合不同的沟通方式

在交流方面,没有对与错的方式。有些人性格内向,这在您的业务中有其优势和地位。

但是,如果您想确保每个人都感觉舒适并分享他们的见解,则必须欢迎所有交流方式。为此,提供了广泛的沟通渠道,甚至鼓励内向的人们做出贡献。

不管他们的沟通方式如何,以下是一些可行的步骤,您可以用来吸引所有人加入对话:

a)询问您的员工在入职期间的沟通方式

埃德蒙·伯恩(Edmund J Bourne)是一位美国心理学家,他认为交流有五种风格。这些包括:

  • 断言的
  • 好斗的
  • 被动攻击
  • 顺从的
  • 操纵性

伯恩解释说,人们可以在不同的环境中使用不同的风格,但他们通常会自然而然地选择。这种风格将决定通信渠道,类型和音调的选择。

您可能不希望与新员工一起使用这些术语,但是在招募或入职过程中,您必须设法更好地了解他们的沟通方式,这一点很重要。有了这些信息,您将能够更好地迎合他们多样化的沟通偏好,并平衡他们的输入。

b)使用匿名的员工反馈工具

我们都知道,有些人比其他人更愿意发表自己的想法。一个人可能不愿意分享自己的诚实观点的原因有很多,但是这些见解非常有价值。

获取这些见解的一种好方法是使用匿名的员工反馈工具。那里有许多选项,如果使用得当,甚至可以从最被动的团队成员那里得到坦率的反馈。

如果您不想投资购买特定工具,请充分利用Google Forms。它带有一系列可以使用的模板,允许您通过在某些字段上切换“必填”来匿名化表单:

c)监视您收到的消息

团队中的每个成员都有宝贵的观点,但不能保证他们会在没有提示的情况下分享它。

这就是为什么您应该监视团队成员的投入水平。您会很快注意到自己的声音贡献者更多,但尝试同时吸引其他人。

您可以通过将这些员工带到一个安静的环境并使用一对一会议来充分发挥作用来实现此目的。无论您决定采用哪种方法,重要的是要始终牢记这些员工。

6.建立沟通文化

如果您要在企业内部实现有效的团队沟通,并且更好地了解团队成员的想法和感受,请鼓励团队之间的开放式沟通。尝试使用以下一些技术来建立开放交流的文化:

a)主持定期的一对一会议

一对一会议在正确的经理手中是一个强大的工具。Adobe从绩效评估转为定期的一对一会议,目睹了自愿营业额大幅下降30%。

这些会议还发出清晰的声明,表明您关心沟通和信息共享。一对一会议的存在可以帮助您在企业内部培养一种交流文化。

b)定期组织全体会议

全体会议通常很难组织,但是好处很明显:这些会议可以建立共同的愿景,推动不断的改进,并鼓励进行大规模的反思。

这些会议还可以营造一种家庭氛围,企业中的每个人都可以参与对话。

虽然全民会议可能提出看似无法克服的后勤挑战,但现代视频会议工具使这些对于任何企业而言都是可行的现实。

c)引发社交活动

社交活动可以帮助您的团队成员建立新的联系,从而提高工作场所内的效率和协作。他们还可以使员工更加忠于自己的公司。

以此为契机,庆祝关键里程碑,分享重要信息并认可关键团队成员的贡献。没有什么比在公开场合对应得的人表扬要响得多了。

7.定期检查交流

如果您要实现有效的沟通并释放其无数的好处,则必须仔细监控团队成员之间的互动方式,这一点很重要。有很多因素可能会改变您内部沟通的效率(新员工,新沟通渠道等)。

关于 tita.com ®
企业构建 OKR和绩效考核,实现10倍速增长 -- Tita 提供开箱即用的 OKR和持续绩效管理® 软件解决方案。    即刻了解

联系我们

400-650-3180

在线咨询:点击这里给我发消息

邮件:kefu@tita.com

工作时间:周一至周五,9:00-18:30,节假日休息

1603943078-400客服

微信