Tita | 项目管理的四个基本阶段(收藏)

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大家都以为项目管理是一个繁琐的过程,但是如果您采取一些基本的项目管理步骤,则可以按正确的顺序和正确的时间完成所有任务。但是记住,根据一系列准则和质量标准,必须经历一系列逻辑阶段才能完成一个项目。

项目管理的四个基本阶段

  1. 项目启动阶段 –致力于找出客户的确切要求并分析是否具有完成项目所需的必要资源;
  2. 项目计划阶段 –项目开发生命周期中需要制定的确切详细步骤的最佳时间;
  3. 项目执行和监视阶段 –最重要的阶段,在此阶段中,需要准备可交付成果并控制项目的发展;
  4. 项目结束阶段 –关闭所有合同,并讨论过去发生的问题,为将来的项目做准备。

1.项目启动阶段

初始阶段是您需要确定客户的目标和要求,确定项目对公司发展的重要性以及是否具有成功完成项目所需的资源时。

这是在进入下一个生命周期之前必须按顺序执行的两个简单项目管理步骤的清单:

  • 客户要求的全面清单
  • 包含项目所有详细信息的标准文档
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2.项目计划阶段

确定了项目的目标和要求后,需要开始制定确切的行动计划,计划必须认真制定,这样才能保证您的团队才能毫无困难地完成工作。有关主要策略的任何错误和混乱都可能减慢项目的开发速度。

一个项目管理计划基本上是可以引导团队朝着实现您的总体目标,同时为他们准备他们可能面临的风险和障碍手册。为了将此阶段与上一个阶段区分开来,您必须将启动阶段视为仅基于初始信息进行假设的阶段,而项目计划阶段则是将所有内容实际记录并做出确定的决定。

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采取的步骤:

1. 创建一个总体计划。定义如何执行项目计划流程以及如何测量和控制每个任务的结果。

准备回答您团队的问题并解决他们可能存在的担忧。您必须积极倾听所有员工的想法,并将他们的知识整合到项目开发中,这是至关重要的。因此,向前迈出一步,让您的团队为您的项目计划做出贡献。

此外,您可以为公司的发展和未来项目设定一些与项目收益相关的目标。

2. 任命项目的主要团队并分配关键角色和职责。寻找有能力完成每项任务的人员。最好组成一个由不同领域的专家组成的核心团队。

如果您的团队缺少关键人物,您总是可以寻找能够满足您项目需求的专家。确保他/她在团队中表现良好,因为对于您的成员而言,有效沟通和平衡技能至关重要。或者,您也可以培训现有成员以执行某个项目所需的任务。

3. 制定沟通计划。选择一种或多种预定义的方法,您的团队将通过这些方法彼此以及与您的客户或赞助者进行交流。

有效的沟通对于确保您不必修复任何错误或错误以及项目的最终版本将是成功的关键。尝试更多地了解客户每天将需要什么样的信息,如何向他们提供这些信息以及他们的质量标准。

4. 仔细研究风险。根据研究,您可以与团队讨论如何管理可能会延迟项目的每种风险或障碍。您可以求助于经验丰富的员工,以获取更多规避风险的建议和技巧。从虚构的场景开始,找出预防风险和修复风险的方法。发现您可以控制的东西以及最好避免的事情。

5. 创建一个资源计划。确定完成每个任务所需的工具和其他资源的数量。考虑使用项目管理软件,甘特图,图形,看板,里程碑图表,照片编辑软件,甚至使用工具来跟踪诸如薪水或休假之类的人力资源职责。

现在有许多可用资源,因此即使您的预算有限,您也始终可以找到便宜或免费的工具版本。但是,您还应该考虑希望这些工具和解决方案为您带来的质量。考虑使用软件替换您在团队中缺少的角色。

6. 制定时间表以估计完成每个活动和整个项目所需的时间。准备您的日历,以使所有想法都按计划进行,并根据已定义的计划进行适当管理。这样,将不会跳过任何步骤。这一点特别重要,因为一项任务通常取决于另一项任务,而延迟一项任务可能会推迟整个项目。切实考虑,以满足客户的要求,并保持健康的工作环境,而无需付出不必要的努力或为员工提供下班时间。

使用甘特图进行计划或使用其他适合您项目需求的时间跟踪软件。在停止计划的最终版本之前,请与您的团队联系,以找出每个成员完成任务所需的时间。

7. 客户批准。尽管有时客户的批准可能会在计划阶段之前进行,但最好是在向客户提出清晰,详细的计划后,项目才能获得批准。展示项目计划的方法取决于您,但是请记住使它尽可能容易理解。详细的计划将使您免于承担任何风险,并且,如果您发现缺少适当的项目必不可少的部分,则可以随时要求更多的资源,更多的时间或更高的预算来满足您的要求。客户的确切需求。

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3.项目执行和监测阶段

这是整个项目管理生命周期的主要也是最重要的阶段。这是该项目的真正开始。在计划阶段,您可以查看此步骤,因为它取决于您在项目开发的那部分中选择要做的事情。

在项目执行阶段,您和您的团队将在先前的项目管理步骤中对您计划和评估的所有方面进行工作。在此阶段中,您需要集中精力,避免在正确的项目开发周期中犯错误。这也称为项目实施阶段,因为您开始实施之前做出的决策。

此阶段的主要目标是准备可交付成果,激励您的团队及时完成分配的活动,以完成最终项目交付,并控制项目进度的各个方面。

采取的步骤:

1. 产品设计与开发。始终最好相应地遵循项目管理计划;但是,如果这不可能,那么您可以选择遵循原始计划的变体,只要它们能够满足必要的目的和目标即可。

请专心管理您的通讯,以使创建过程更加清晰和高效。您可以通过反馈在整个项目管理生命周期中重新调整首选的沟通方式。不要害怕将现有方法替换为更有效的方法。

您可以不时地要求您的客户批准之前的任务,以便您的团队能够继续进行其他任务。如果您需要更改或更新项目或产品功能的某些点,请不要担心。只要您实现自己的主要目标,变更就可以接受。不要忘记考虑任何细微变化都会对最终产品产生的影响。

确保始终根据以下简单流程创建和提交产品:

项目管理流程

2. 监视和控制整个过程。使用您同意的沟通方式,定期向您的团队和客户发送详细的状态报告。任务的进度及其结果应根据预设的业务策略和标准进行衡量和控制。

您可以指定团队中的特定人员来监视所有流程的演变,但是最好让每个成员分析并检查他们自己的工作,然后再将其声明为最终版本。

该步骤有时被视为项目管理的一个独立部分,但实际上它是与执行并行进行的,因此它是项目实施阶段必不可少的部分。

使用目标和关键绩效指标来评分和改善工作流程。您可以随时进行任何调整,并及时开始下一个任务。查找并解决由您事先确定的风险引起的任何问题。

4.项目结束阶段

也称为完成阶段,此阶段的重点是最终结果。您的主要工作应朝着在与客户建立的定性要求内按时,按预算交付最终产品的目标进行。

仅在产品交付给客户并且客户接受它作为最终版本之后,项目才能完成。

在项目完成之前,您需要检查3个主要步骤:

  • 回顾会议
  • 项目总评
  • 终止所有合同

采取的步骤:

1. 回顾会议。只有在您的计划的每个方面都得到客户处理并接受之后,项目才准备好结束。通过沟通使每个人都知道项目的成功结束,甚至为将来的合作做准备。

2. 项目审查。您还可以准备所有必须执行的项目管理步骤的清单,并再次确保您没有错过任何事项。不要急于执行此步骤,因为匆忙的修订任务经常会在开发生命周期的最后损坏整个产品。

3. 终止所有合同,包括与资源供应商的合同。这将确保您在项目完成后不再收到不必要的耗材。现有许可证仍可用于将来的操作。

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