管理者应该一次只做一件事

来源:tita.com

越是没有时间观念的人,就越喜欢同时做好几件事。华尔街有位从事证券代理业务的公司副总裁托尼就是这样的管理者。他野心大,精力旺,曾自豪地宣称自己可以每天同时操作十几只股票,并且不会发生任何错误。但是,距离上次见面过去两年后,我再见到他时,托尼已经“摇身一变”成为该公司的业务部门副主管了。他被降职,而且差点被解雇。原因恰恰是工作的严重失误。

为了节省时间,提高时间的利用效率,最好的做法不是同时处理多项工作,而是把主要精力集中到当前正在进行的工作上。比如拿出4个小时办理一项工作,这段时间不再去思考其他的事情。把这项工作处理完善,确保它没有任何问题,再根据计划安排,全力以赴地处理另一项工作。

重要的是集中我们的精力,在一项工作上全神贯注,排除其他的杂念,避免琐事的打扰。对管理者而言,这当然是需要勇气的。因为坐在管理者的椅子上,每天甚至每时每刻都有一些突发情况前来扰乱我们的心情。对此,管理者要有果敢的判断力,安排好工作的优先次序,把自己每天的24小时做好合理的安排,成为工作的主宰,而不是它的奴隶。

删除旧工作,再开始新工作

CNN新闻采访部门的主管史崔克已有14年的管理经验。他常年负责一支庞大的资讯整理团队的日常事务——对近期全球各地发生的新闻资讯进行收集整理,然后选出最有价值的新闻,推送给策划部的同事。这一项工作令人无比头疼。因为每个人都要同时面对来自不同地区的新闻,很多工作就像涌上海滩的潮水一样,让他们应接不暇。

但是史崔克坚持自己的“排队上车”原则。他比喻说:“我总是告诉手下,不要着急,也不要分心,把自己当成公交车司机,需要处理的一件件资讯则是排队上车的乘客,上来一个,再处理另一个。”这一原则的核心就是不要同时应付两件以上的事务,以免思路混乱。而且,他主张把旧工作在脑海中“删除”后,再接过新的新闻进行整理。

十几年来,史崔克的团队行动高效,赢得人们的赞赏。这反映了有效管理的一个重要原则:不要让两个计划同时分散你的精力。当你打算做一项新的业务时,一定先删除旧的业务——它被处理完了,或者准备放弃。这样可以保证我们集中精力,也集中时间,让时间发挥它应有的作用。

必须专心地投入进去

史崔克说:“做事一定要尽力而为,不留余地。”人的精力是有限的,头脑黄金期也就20年左右的时间(20~40岁)。过了这个阶段,我们的思考能力就会逐渐衰退,更加无法同时胜任过多的管理任务。所以年轻时你就要为自己确立这一原则:不要兼顾多件重要的事情,尽量专心地投入到一件高等级的工作中,把它做到最好,不留遗憾。

在一次培训中,我提出了一个问题:“两个人都拥有一条15米长的绳子,怎样让对方的绳子变短呢?”人们的回答五花八门。多数人的本能选择,都是想把对方的绳子剪短,或者干脆将它抢过来扔掉,于是自己的绳子就变长了。

大家都没想到,我给出的正确答案是:不要理会对方,你应该想办法加长自己的绳子。

根据作者多年的观察和研究,包括对回答问题的管理者的背景分析,选择“剪短对方的绳子”这种方法的人,他们在工作中经常面临“时间不够用”的困境,同时处理很多工作是家常便饭。而愿意加长自己的绳子来超越对方的人,大多是拥有专注精神的管理者——他们在管理中习惯于每次只做一件工作,并且提前为自己规划了充裕的时间。这体现了两者截然不同的时间管理思维。

想要节省时间,就得专心做事。这也是制订时间管理计划的核心精神之一。专心的前提是有明确的目标,要为自己选定一个重要指数最高的事项,用一种“做到最好”的劲头去对待它,释放全部的能力,发挥所有的智力。那么,你就获得了最高的时间效能,为自己的团队起到了榜样作用。

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