怎么开一次成功的项目启动会

对于一个项目来说,启动会是一个非常重要的里程碑事件,意味着我们已经完成了对项目可行性的研究和分析。

同时项目获得组织授权授权进入规划阶段,并且会逐步增加相关资源推动项目实施。

讲到这里,大家都应该明白,如此重要的项目启动会,绝不是仅仅把人聚在一起宣告项目开始那么简单。

会议要有明确的步骤和目的,也隐藏着项目团队的很多小心机。

表面上,这是一种宣布「项目正式启动」的形式,但会议更深层次的意义,是不可忽略的。

第一步,首先是搜集资源

通过启动会可以向组织内部其他和项目相关的职能团队宣告项目已得到了授权,请大家务必支持团队在整个项目周期完成所有工作。

然后呢,可以在启动会中,将需要立刻执行的工作安排下去。

因为项目刚刚进入规划阶段,任务繁多复杂,可谓万事开头难。

所以项目经理要抓住启动会的机会布置后续的项目工作。

第三个意义,项目启动会可以邀请到发起人,公司或组织的高级别领导参与。

如果有高层的站台和背书,对项目团队既给予压力,也是一种激励,并且能展示项目团队的影响力和相匹配的权利。

最重要的,筹备项目启动会的过程也是对项目准备情况的自我检视。

因为项目启动会上需要展示的信息就是项目团队在规划阶段之前需要完成的准备。

那么,项目启动会有哪些人需要参与呢?

一般来说,参加项目启动会的可以有项目的发起人、项目的团队成员、项目专家及顾问团队、项目外部支持部门的负责人、其他职能部门的负责人、项目产品或服务的上下游客户,比如主要供应商或者销售团队,也可以邀请产品用户参加启动会。

当然,如果能邀请到组织中甚至行业中位高权重的人出席会议就更好了。

那么项目启动会包含哪几个步骤?每个步骤背后有什么深层含义吗?

通常来说,项目启动会的第一个步骤就是介绍项目的背景。

这里面需要包含项目的前提、项目需求、产品描述、市场调查结果、项目成功的评判标准、可行性研究中其他方面的评估结果等。

这些都是为了充分论证整个项目的合理性。

怎么开一次成功的项目启动会

第二步需要向参会人员介绍项目的批准过程、项目前期发展里程碑。

如果是大型的项目,需要获得集团批准,公司批准,甚至需要向地方政府报批,国家发改委备案,通过展示这些大事件宣告整个项目的合法性。

第三步,介绍项目总体的时间计划。

时间计划包含两方面内容,一是的项目的整体进度计划,二是项目中识别出了哪些重要的里程碑,或者称为“项目可交付成果”。

这些交付成果分别是什么?怎么衡量交付成果的质量?

这个环节是向所有人展示项目的有效性和可执行性,有可能会引起大家的激烈讨论,讨论计划中的任意一个工作是否完整、合理。

虽然已经在启动会之前,和相关部门就时间计划初步达成一致,但是进一步的细化和完善计划也是很有必要的。

怎么开一次成功的项目启动会

第四步,你还需要介绍团队成员和对人力资源的需求。

展示团队成员是要告诉大家团队内部的分工协助流程和工作沟通的对接人是谁。

而人力资源的需求计划,是向 HR 部门提出的人力资源需求的清单。

清单上有明确的需求信息,比如什么时间节点?为了配合什么工作?匹配多少人,这些人需要具备什么样的素质条件等等。

第五步,向大家介绍项目的预算情况。

预算情况介绍到什么程度需要视项目而定,有的项目可以对外公布项目预算,有的项目可能不方便对外公布预算。

总之,至少介绍一下大体的情况或当下的状态,表明项目有足够的资金支持,同时需要财务、审计部门及时调配已经批准的预算。

其实,项目的资金是不应该,也不可能一步到位的,对资金的需求也要有明确的计划。这点和人力资源计划类似,需要回答什么时间、配合什么工作、调动多少资金的问题。

第六步需要介绍项目的沟通机制和沟通平台。

向外界团队、外部机构,本公司组织的其他部门,明确内外部沟通串联的方式。

这里面也包含了在什么时间,有什么级别的会议,面向什么人,在哪里举行等相关信息。

最后是向参会人员介绍项目的存在风险。

需要注意的是,项目的风险不是项目当中一定会出现的问题。

我们向外界展示一些风险发生的可能性,是一种预警行为。

和不同部门讨论不同种类的风险并进行分析,对外可以施加压力,提醒相关人员,实现防患于未然的效果。

而当风险真正发生的时候,因为有了这样的预警,那项目的应对和解决也会更加的灵活和及时,减少忙乱和缺少应对措施导致的的项目损失。

怎么开一次成功的项目启动会

最后,当我们完成项目启动会,还要对启动会的效果进行跟踪,最简单的方法,就是发出一个会议记录并等待反馈,这个记录可能涵盖三个部分的内容:

1.项目组别人提出的问题给出的反馈;

2.把项目进入规划阶段的任务以书面的形式发出;

3.要求各个部门反馈项目组未来的对接人是谁,联系方式是什么。

内容来源于 【PMP落地指南】

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