远程团队管理-使虚拟团队开心的完整指南

您的远程员工快乐并富有生产力吗?

如果不确定,则在管理远程团队时可能没有像他们那样积极地参与。

在过去的十年中,远程工作真的开始了。也许这对您的公司来说是一个新的方向,它可以让您自己承担起使其运作的责任。或已经存在了一段时间但有些小问题或直截了当的问题,例如高流失率,沟通不畅或缺乏团队凝聚力。

远程团队管理-使虚拟团队开心的完整指南

在这两种情况下,都有充分的理由使您感到畏缩。

您可能正在管理作为全职员工雇用的远程工作者,或者是独立承包商的自由职业者。他们也可能在不同的时区,甚至在不同的国家。无论发生什么情况,您都希望让远程工作者感到满意,并确保他们所从事的工作是高质量的。

但是,即使团队管理是一个真正的挑战,但让他们开心仍然是工作中最有价值的部分。

方法如下:

#1:吸引远程员工并表彰他们的成就

使您的远程员工感到高兴的一种方法是确保他们感到参与工作。

这意味着您应该:

特别注意入职

在办公室里,您希望第一天与新团队成员在一起。毫无疑问,您将为他们提供重要的文书工作以及诸如使他们进出办公室的钥匙卡,停车场通行证之类的东西。然后,您可以将他们介绍给同事,向他们介绍办公室政策,并让他们知道您需要帮助时有空。

容易忘记,虚拟员工也需要一个清晰的入职流程。 您希望他们尽快感到安定和自信。因此,您要确保他们能够访问完成工作所需的一切。

创建和使用入职清单是确保一切都完成的最佳方法,尤其是在某些任务由管理助手处理或员工负责完成其中某些任务的情况下。

提供明确的期望

当您给某人面对面的指示时,他们不仅会说您的话。它们还有其他重要指标,例如您的肢体语言和语气。

如果您说“我需要尽快完成”,那么您的员工可能会从您的肢体语言(紧张的节奏,冷酷的表情)和您的语气(焦虑,烦躁)中猜测,“迅速”表示“尽快”。 。

但是,如果您向某人发送电子邮件“我需要尽快完成此任务”,则对每个人来说可能意味着不同的事情。一些员工可能会认为您是在暗示“本周某个时间”或“几天之内”。

进行远程工作时,您可能会发现人们不太愿意问面对面的问题。请记住,您不会有诸如表情或语调之类的指示符来表明他们误解了您。

通过电子邮件或任何形式的文本(例如,Slack)进行通信时,请非常清楚自己的期望。例如:

  • 与其说“我需要尽快完成”,不如说是“我需要在美国东部时间今天下午5点之前完成此工作。”
  • 而不是“在报告中添加更多细节”,而是“请在我用黄色荧光笔指示的部分中添加示例和图形。”

认可并奖励远程员工的成就

对于远程员工,您是否有某种形式的认可计划,他们因达到某些里程碑或目标而得到奖励?

尽管您不太可能聚集所有人并展示“本月最佳员工”奖杯,但是您可以通过多种方法来识别远程员工的成就:

  • 花时间承认和感谢他们,以一种公开的方式(例如,通过您的Slack渠道)让同龄人看到您也很欣赏他们。
  • 授予礼品卡(可能是亚马逊或其他在线零售商)–您可以通过电子方式发送礼品卡
  • 发送物理笔记或卡片,以使远程员工知道您对他们超出虚拟边界的工作有多大的欣赏。
  • 给员工奖金或加薪。如果您的预算允许的话,这将始终受到赞赏,并且可以真正激励员工继续做得更好。

如果远程员工有资格获得与办公室内同事相同的奖励和认可,这似乎是公平的。除非有充分的理由为什么远程雇员应该采用不同的计划(例如,他们都是自由职业者),否则请尝试确保所有奖励都可以亲自和远程获得。

#2:向远程员工提供适当的反馈

尽管实施认可计划是提供积极的员工反馈的好方法,但定期以较小的方式进行工作也很重要。

您需要对向远程员工提供正面和负面反馈都感到满意,并为此建立一个良好的系统。

正面反馈

尽管您可能知道员工什么时候表现良好并达到(或超过)了所有期望,但他们对此有很好的把握吗?

提供定期的积极反馈很重要。那可能是一个简单的“干得好,谢谢!” 当有人向您上交一份工作时。仅此一项就可以走很长一段路。

不过,在可能的情况下,请更详细地了解您的反馈。让员工确切地知道您对他们的工作表示赞赏:这样,他们可以在将来专注于维护和发展。根据OfficeVibe的说法,有效的反馈包括三个主要部分:

行为(所做工作的描述),结果(员工行为的结果)和后续步骤(有关如何处理当前情况的建议)。对于达到或超过既定目标的员工,正反馈可能看起来像这样:

“我刚刚收到了有关您的电话通话绩效的报告,我看到您已超出目标15%![行为] 这是一个很好的结果,因为我们已经看到了对销售的积极影响。[结果]。不错的工作!你真的尽力了 您介意分享您的想法吗?保持这些数字的增长将是非常好的,我很乐意提供帮助。[后续步骤]”

负面反馈

通过电话或视频通话而不是面对面地讨论性能问题可能会感到很尴尬,但是这些尴尬的讨论是管理远程团队的一部分。

无论您的远程员工是全职,兼职还是自由职业者,他们想要的最后一件事就是让您对问题保持沉默,直到我为时已晚。

如果员工的绩效未达到您想要的标准,请主动解决该问题。您可能会发现建立一个定期执行此操作的系统会有所帮助:例如,当某人首次加入公司(或开始远程工作而不是在办公室工作)时,您可能需要进行为期一个月的审核,之后是季度审查。

在考虑是否或如何提供负面反馈时,请考虑您的员工可能面临的任何困难情况。

身处办公室中,可以很容易地发现谁在与婴儿度过艰难的时光,谁在感冒中挣扎,或者在护理父母方面面临困难的决定。

对于远程员工,您可能不知道这些情况。例如,如果您的一名员工通常非常主动,并且在最后期限之内,并且他们突然在最后一刻开始发送紧急工作,那么您可能希望轻轻地检查一下他们是否在生活中遇到了困难。

鼓励员工给您 反馈

您是否定期鼓励员工告诉您如何使他们的生活更轻松?如果不是这样,您几乎肯定会错失成为优秀经理人的许多机会,并且可以帮助您的远程团队更加顺畅地工作。

一名远程经理Rodolphe Dutel 在询问远程员工如何使他们的生活更轻松时发现了以下几点:

答案可能会让您感到惊讶。他们可能需要更多面对时间/辅导/书面指示……以下是我之前遇到的一些情况:
1.将每周一次的会议移动一个小时使某人在学校接孩子。2.在队友周末签收之前进行同步,以减轻他们的压力。3.设置每日检查以防卡住。

定期鼓励员工告诉您如何使他们更快乐。如果他们似乎不愿提出任何建议,则可以提供多种选择甚至是匿名调查。

#3:提高绩效和生产率

管理虚拟团队的一个担心是,员工不在工作场所时会真正提高工作效率还是会变得愚蠢。

如果有人勉强达到最低要求并花整整一天的时间看Netflix怎么办?或者,如果他们“忙”自己而没有完成很多事情,实际上将无法帮助公司实现其目标呢?

事实是,大多数远程工作人员觉得他们得到更多的远程工作如果做得好,所以你不可能看到生产力的下降。只要您的团队成员正在产生所需的结果,就可以避免采取任何措施来跟踪其生产力。

如果您坚持要求员工经常检查或在计算机上安装了监视软件,那么这很可能是使他们士气低落甚至疏远的快捷方式。

相信您的员工可以有效地管理他们的时间。如果那意味着他们需要十分钟的休息时间才能将衣服放入烘干机,那没问题-只要他们仍然完成工作即可。

制定团队的OKR

当然,您需要测量远程团队的OKR(关键绩效指标)。根据他们所做的工作类型,可能涉及以下KR:

  • 对于支持团队:回复的电子邮件数和平均响应时间
  • 对于写作团队撰写的文章(或单词)数
  • 对于销售团队销售数量及其总销售额
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OKR(来源:tita.com)

KR不应包含“工作小时数”之类的内容。毕竟,如果一个员工可以通过正常工作30个小时并定期休息来超过其10笔销售的目标,那么这比一个在40个小时内只获得7笔销售的员工更好的情况。

您应该确保团队成员知道他们的目标 ,以及他们如何反对他们。这些KR可能会根据经验水平而有所不同。例如,新的支持团队成员将以经验丰富的成员的身份回复一半的电子邮件,因为他们需要查找更多信息并可能向同事咨询。

在特定的团队中,特别是在销售团队中,有一个“排行榜”可能是有意义的,但是在其他情况下,这可能会造成不同员工之间竞争的不健康感,因此请谨慎行事。

如何帮助远程工作者表现良好

仅仅退后一步,根本不扮演任何管理角色,并不能帮助您的团队成员尽其所能。

您可以做很多事情来帮助您的远程工作者表现良好,包括:

  • 让他们感觉到“大局”:他们正在做的工作如何适合您的项目,或者整个团队的角色。
  • 向每个人提供定期,详细的反馈,说明他们的处境。
  • 确保他们拥有完成工作所需的一切,例如登录特定站点或软件,样式指南,视觉资产,说明,清单或他们可能需要的其他任何东西。
  • 确保在工作日内尽可能多地通过Slack,电话或电子邮件来回答您出现的任何问题。
  • 帮助需要生产力支持的员工,例如支付订阅时间跟踪软件的费用-如果员工认为自己认为有帮助的话。
  • 当虚拟团队的两个成员之间出现通信问题时,请介入解决团队成员之间的任何困难
  • 安排时间通过视频面对面交谈-与员工建立更紧密的联系并提供鼓励和支持。

#4:团队建设

在管理远程员工时,您可能会面临的最严峻挑战之一就是如何使他们团结起来。

在大多数情况下,您所有的员工都不会面对面。当新人加入时,对于他们而言,以办公环境中的自然方式来认识人们可能很棘手。

在您花大力气建立牢固的团队形象之前,值得考虑的是对于您的特定设置是否必要(或什至合适)。在大多数情况下,有时它会很漂亮,没什么大不了的。

例如,如果您管理的是一个拥有短期合同并且倾向于来来往往的自由职业者团队,那么可能就没有必要让他们彼此了解。实际上,敦促他们参加许多“团队建设”活动似乎有些奇怪,甚至令人反感。

但是,在大多数情况下,让您的团队感到……好吧,一支团队很重要!您将拥有需要在项目上一起工作的团队成员,因此人们相互了解是很有意义的。

利用技术帮助

您可以使用多种方法来使用技术在远程工作者之间建立更牢固的链接。您可能会考虑:

  • Slack –远程团队非常流行的工具。设立一个“饮水机”通道,员工可以与有关的事情,彼此聊天不工作有关。
  • Facebook –如果您的团队成员不需要保持持续的交流,那么Facebook小组可能是将所有人聚集在一起进行更新和偶尔聊天的好方法。例如,如果您正在管理自由职业者,这可能会很好地工作。
  • 电子邮件–是的,简单的电子邮件可以帮助您建立团队。通过电子邮件向每个人介绍新成员,或者每周发送一封电子邮件,向您提供每个人的工作摘要,以帮助确保您的团队成员都在同一页面上。

您可以远程玩的团队建设游戏

建立团队游戏可能是一种获得乐趣并增进彼此了解的好方法。

除非您的公司有预算将所有远程员工安排到一个地点进行团队建设,否则您将需要远程玩游戏(而且可能不会同时玩所有游戏)。这里有一些非常简单的尝试:

  • 让员工为自己的办公桌或工作区拍照,并与小组共享。这可以很好地了解人们喜欢如何工作以及在哪里工作。这里的另一种选择是分享有关您生活中重要方面的照片。
  • 进行测验以帮助您了解有关员工的更多信息。保持轻巧,有趣和快速(一个单词的答案是不错的选择)。或者,让人们分享“关于您的三个事实可能会让我们感到惊讶”。

请记住,有些人可能选择精确地远程工作,以便他们可以专注于工作而不是非工作任务。别当“真正的”经理,他会在每个人实际上都比他们更快乐的工作时催促他们进行很多团队建设活动。

如果您认为游戏不会给团队带来很大的吸引力或乐趣,那么您可能希望找到一种不同的方式,以有趣但富有成效的方式将所有人团结在一起。“ 咖啡和学习 ”是一个不错的选择,员工可以轮流进行10到15分钟的演讲,讨论与自己感兴趣的领域和专业知识相关的主题。

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目标管理(来源:tita.com)

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