如何撰写复盘?

如何撰写复盘?
来源:tita.com

什么是复盘?

复盘,围棋术语,也称“复局”,指对局完毕后,复演该盘棋的记录,以检查对局中招法的优劣和得失关键。复盘就是每次博弈结束以后,双方棋手把刚才的对局再重复一遍,这样可以有效地加深对这盘对弈的印象,也可以找出双方攻守的漏洞,是提高自己水平的好方法。

企业管理中的复盘是指,从过去的经验和实际工作中进行学习,帮助管理者和员工有效地总结经验,提升能力,最终实现公司价值的提升。

复盘的流程是什么?

复盘是要按照标准化的流程来进行的:

回顾目标➡️评估结果➡️分析原因➡️总结经验

(1)回顾目标

复盘对于预期目标的回顾,主要回答以下问题:

  • 当初行动的意图或目的是什么?
  • 事件/行动想要达到的目标是什么?
  • 我们计划怎么做?预先制定的计划是什么?
  • 事先设想要发生的事情是什么?

(2)评估结果

在这一步中,主要回答以下问题:

  • 实际发生了什么事?
  • 在什么情况下?是怎么发生的?
  • 与目标相比,哪些地方做得好?哪些未达预期?

(3)分析原因

这一步要回答的问题包括以下几个:

  • 实际情况与预期有无差异?
  • 如果实际情况与预期有差异,为什么会出现这些差异?是由哪些因素造成?根本原因是什么?
  • 如果实际情况与预期无差异,那么,成功的关键因素是什么?

(4)总结经验

这一步主要回答以下问题:

  • 我们从过程中学到了什么新东西?
  • 如果有人进行同样的行动,我会给他什么建议?
  • 接下来我们该做什么?哪些是可以直接行动的?哪些是其他层级才能处理的?是否要向上级呈报?

以上是最套路,却也是最有效的方式。

根据上述步骤得知,当我们明确了要复盘的内容并找到了这项工作的问题,那么接下来我们要去分析的就是产生这个问题的原因。而分析原因是整个复盘过程中花费精力最多的环节,也是复盘的核心环节。

这一部分也是考量复盘催化师的一个重要环节。根据经验,参与复盘的员工很容易将这个环节变成“吐槽大会”和“推卸责任大会”;而将复盘的内容引导到正确的节奏上来,是复盘催化师需要深思的。同时,这个环节也将直接影响到我们后续的工作内容。

分析问题的工具之“5Why”

5Why分析法,又称“五问法”,是探索问题原因的方法。对一个问题点连续以5个“为什么”来自问,直到问题的根源被确定下来。我们在应用此分析法时,可以不限定只做5个“为什么”的探讨,而是必须找到真正的原因才停止。有时,我们可能只要3个“为什么”,有时也许要10个。

这种方法最初是由丰田佐吉提出的,后来,丰田公司在发展完善其制造方法论的过程中也采用了这一方法。作为丰田生产系统入门课程的内容,这种方法在丰田之外的公司已经得到了广泛的采用,并且现在“持续改善法”“精益生产法”及“六西格玛法”也得到了采用。

由于丰田的推动,当发生质量问题时,多数日本汽车制造商都要求供应商采用三层5Why的方法来解决。一是从“制造”的角度分析,为什么会发生?二是从“检验”的角度分析,为什么没有发现?三是从“体系”或者“流程”的角度分析,为什么没有预防事故的措施?每个层面进行连续5个或者N个“为什么”的询问,直到得出最终结论。

五问法实际上是一种通过连续提问来确定问题发生的根本原因的方法。实际上,五问法已经成了丰田的重要管理法则。所有丰田的员工,不论是高管还是车间组长,抑或是普通员工,每个人都要熟练运用这个方法来解决问题。每个人遇到问题的时候,必须填写“五问法”的表单,对每一层提问都要给出相应的解决方法,并找到问题的根源。“五问法”的关键所在是鼓励解决问题的人努力避开主观的假设和逻辑陷阱,从结构着手,通过原因调查,沿着因果关系链条顺藤摸瓜,穿越不同的抽象层面,可以更深入、系统地挖出问题的根本原因,从而找出长期对策。

如何撰写复盘?

五问法在被提出的时候,经常会附带着丰田公司前副社长大野耐一列举的经典场景。

问题一:为什么机器停了?

答案一:因为机器超载,保险丝烧断了。

问题二:为什么机器会超载?

答案二:因为轴承的润滑不足。

问题三:为什么轴承会润滑不足?

答案三:因为润滑泵失灵了。

问题四:为什么润滑泵会失灵?

答案四:因为它的轮轴耗损了。

问题五:为什么润滑泵的轮轴会耗损?

答案五:因为杂质跑到里面去了。

经过连续五次不停地问“为什么”,丰田公司才得以找到问题的真正原因和解决的方法——在润滑泵上加装滤网。如果没有这五连问,可能只是简单地换个保险丝了事,那可能会造成很大的损失。

还有一个很有意思的案例,据说美国华盛顿广场有名的杰斐逊纪念堂,因年深日久,墙面出现裂纹。为修复这些裂纹,政府已经花费了上百万美元的费用,结果却并不尽如人意。于是,为了保护好这幢建筑,有关专家进行了专门研讨。

最初大家认为,损害建筑物表面的元凶是有侵蚀性的酸雨。专家们进一步研究,却发现墙体遭到侵蚀的最直接的原因是每天冲洗墙壁所用的清洁剂对建筑物的酸蚀作用。

问题一:为什么每天要冲洗墙壁呢?

答案一:因为墙壁上每天都有大量的鸟粪。

问题二:为什么会有那么多鸟粪呢?

答案二:因为纪念堂周围住了很多燕子。

问题三:为什么会有那么多燕子呢?

答案三:因为墙上有很多燕子爱吃的蜘蛛。

问题四:为什么会有那么多蜘蛛呢?

答案四:因为大厦四周有蜘蛛喜欢吃的飞虫。

问题五:为什么有那么多飞虫?

答案五:因为飞虫在这里繁殖得特别快。

问题六:为什么飞虫在这里繁殖得特别快?

答案六:因为这里的尘埃最适宜飞虫繁殖。

问题七:为什么这里最适宜飞虫繁殖?

答案七:因为开着窗阳光充足,大量飞虫住在此处,超常繁殖。

由此发现解决问题的办法很简单,只要关上整幢建筑的窗帘即可解决政府花了几百万元都未能解决的问题。而这五问法并不是吹毛求疵的几个问题,而是确实可以帮助我们顺利解决问题的得力武器。

在实际使用五问法的时候,我们应该注意以下两个原则。

原则一:所有的分析最终都应该落到可操作的层面

我们有时候会抱怨客户的“无知”、政策的多变,甚至是老板的错误决策。毫无疑问,这些抱怨对我们不会有任何帮助。我们无法改变任何人,我们的抱怨也解决不了任何问题。我们唯一能做的,就是尝试着从我们自己的角度,运用自己的力量去扭转不受控制的问题的方向盘。我在进行复盘课程的时候,也会有很多人略带愤怒地说:“怎么分析来分析去都是我们的错、都是我们有问题?!”

可我要说的是“欲戴王冠,必受其重”。既然我们选择了服务客户,既然我们选择了管理员工,那么我们就不得不去承受这些压力。公司聘用我们,并不仅仅是需要我们在顺风顺水的时候打江山,还需要我们在出现问题和困难的时候想主意。而后者更能体现我们的价值。

原则二:不会存在我们完全无能为力的局面

不可否认,有时候我们会面临一些想象不到的甚至是天崩地陷的状况,比如国家政策调整、客户需求临时变更,甚至可能是临时人员更替等导致原本比较顺利的工作出现了或大或小的问题。很多人在分析到这个层面的时候,扼腕叹息,并表示无能为力。实际上,我们一定要相信,不管多么严峻的环境,我们自己都或多或少有可操作的空间,所谓“尽人事,听天命”就是这个意思。至少我们要想一下,如何把可能的损失降到最低。

说了这么多,你学会复盘了么?

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