Tita精选 | 武汉疫情后“线上办公”如何加速替代“传统办公”?

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不知道大家是否知道,03年的非典导致人们都不能出门,给了电子商务一个发展的契机,京东、淘宝应运而生,大家的消费方式不得不改变,在线购物的便捷性等优势迅速的展现出来,带来了万亿级的电子商务产业的黄金时期。每一次大波折都会使人们不得不改变某种行为方式,而这种行为方式的改变也会促使人类进入到新的黄金时代。

“社会越发达,人的独立性就越强,未来有能力的人都会变成独立的经济体,而且人与人的协作性也会加强。”在线协同办公,会迅速成为未来工作的主流。

在家/远程办公如何提高工作效率?

受疫情的影响,很多公司开始实行在家远程办公,但是这种情况下,令管理者比较头疼的问题就出现了:如何管理和提高员工远程协作效率呢?别担心,小T来支招。

首先,在家办公你需要满足如下几个条件:

  1. 一体化的在线协作工具
  2. 完善的例会制度
  3. 劳逸结合的时间分配

远程办公模式下如何进行工作协同?

工欲善其事,必先利其器。其实,一款好的在线协作工具可以解决80%的问题,下面,我来说一下我们是如何运用Tita进行远程办公的。

首先需要跟大家说明的是,我们公司在18年就开始执行OKR目标管理法了,OKR管理强调目标导向,区别于传统的KPI,现在国内越来越多的企业采用OKR管理法,而这种灵活的管理方式也更适用于在线远程办公。

第一步:创建目标

首先,确定公司级的目标(一般是季度目标),各部门根据实际情况,设定各个部门的部门级目标用以支撑公司目标的达成。目标创建成功后,全员皆在线可见。

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第二步:创建目标关键成果

设置关键成果负责人及信心指数,当关键成果有变动时全员在线可见。

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第三步:创建“E-执行”

实际上,前两步属于创建OKR的过程,有固定的OKR设定模版,读者们有什么不理解的可以查看我们之前发表的文章,或者直接联系我们。而创建“E-执行”,也就是在目标关键成果下创建任务或者项目,用以支撑关键成果的达成,从而达成公司目标。

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那么什么时候用“任务”,什么时候用“项目”呢?

首先,需要说明的是,一般情况下只有项目团队,或者涉及多人员、跨部门的工作时,可以用项目来进行工作管理,比如产品迭代项目等等,需要使用项目的场景会比较少。

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其次,任务也就是我们日常做的工作计划,可能我们每天会有多项工作是可以支撑目标达成的,也可能每几天有一项工作是支撑目标达成的,但是远程办公一定要每天在线实时反馈工作进展。

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PS:当然,我们可能还有很多零散的工作是不属于目标下的,或者公司并不准备实行OKR管理。别急,在这种情况下,仍可以使用Tita进行在线项目和计划管理哦~最重要的是,工作进展一定要在线实时反馈!反馈!再反馈!并且可以设置进展反馈提醒,@他人进行查看并沟通。

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第四步:目标复盘

这也就是文章开头所说的,在线远程办公需要有完善的例会制度。这就要做到:每天站会、每周例会、每月复盘会。

每天站会:团队每天上午10:00汇报今天工作计划,了解他人工作安排,并落实到系统上;每天下午17:00汇报今日工作进展情况及有何障碍点,是否需要他人协作等等,工作进展情况实时反馈到系统上,并@相关人员查看。

每天除了站会之外,我们还需要在Tita上更新日报,用以总结并发现当日的工作成果及障碍点。

每周例会:团队每周讨论本周目标及关键成果的完成情况,更新关键成果及目标的进展和信心指数,并落实到系统上供全员查看。对于可能影响目标达成的障碍点,及时发现并调整下一周的工作计划。

每月复盘会:每月月末,团队相关成员要统一进行在线会议,现在在线会议的软件有很多,我就不一一介绍了。每月的复盘会要就目标当前出现的问题,深入总结影响目标达成的根本原因而非表面原因,并制定相应的行动计划以解决这些问题。

戳这里,了解如何进行每月复盘会。

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第五步:目标评分

一个目标周期结束后,需要对关键成果和目标的进展情况和执行情况进行评分。虽然OKR管理不提倡分数与绩效考核挂钩,但是有些公司仍把作为公司绩效考核的依据。

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以上就是我们公司进行在线办公的大概流程,但是一款好的在线协同工具,包含的价值点非常多,大家可以多多体验,找到合适自身的远程协作流程。

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远程办公模式下员工如何进行自我管理?

当然,作为一名普通员工来说,我也会比较苦恼两个问题,远程办公模式下,如何才能让领导知道我的工作产出?如何最大程度的提高我个人的工作效率?

首先,如何让领导知道我的工作产出?

实时在线反馈工作进展,每天认真填写工作日报。实时在线反馈,可以让领导了解我在什么时间做了什么工作;工作日报提交,可以让领导了解我当天的工作结果以及下一步工作计划。其实,领导关心的不就是这些吗?

其次,如何最大程度的提高我个人的工作效率?

关于这点,想要跟大家说明的是一定要尽量区分工作环境和生活环境,比如说,我在家办公的时候一定不会在卧室工作,或者一定不会在床上办公,当然不排除有少数人可能在生活环境中工作效率更高。并且,大家在家工作的时候,一定要注意劳逸结合,千万不能出现边工作边玩耍的现象,这是大忌!

新的时代即将到来,让我们一起积极努力的奋斗吧!

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