经理指南:如何有效进行一对一会议

内部沟通决定了公司的成败。学习使用经理最大的交流工具,即一对一会议。

牛逼的管理者和员工之间的关系,是组织文化的基石。一对一会议是建立这些关系的方式。

研究表明,与经理定期开会的员工感到参与工作的可能性要高三倍。尽管如此,大多数经理仍然没有定期与个别员工会面。结果,优秀的员工辞职,客户体验下降,企业蒙受损失。

一对一会议通过提供一种建立信任,解决问题,共享反馈并帮助员工感到支持的简单方法来解决这些问题。Adobe认为一对一会议有助于减少30%的自愿离职,而GE则将其归功于生产力提高了五倍。

一对一会议有可能完全改变您的组织。但是,如果没有良好的框架和思维模式,它们可能会成为您日历中最可怕,最尴尬的会议。本文将通过向您展示一对一会议的真正好处以及如何正确执行这些会议,将对您有所帮助。


什么是一对一会议?

一对一会议是专门针对经理和员工之间私人对话的定期约会。与商务会议(项目更新,计划会议等)不同,一对一会议是关于支持和发展员工的。会议主题灵活多样,通常包括指导,指导,解决冲突,澄清期望甚至个人事务。

我赞成召开为时30分钟的会议,该会议定于每周在同一时间和地点举行。前15分钟用于员工的议程,后15分钟用于经理的议程。如果对话时间超出预期,或者紧急情况使您不得不缩短会议时间,您将可以从经理那里而不是从员工那里获得时间。这次会议是关于建立信任和支持员工的,因此他们必须成为优先事项。

见面的前几次,您的员工可能没有太多话要说。假设这对你们俩都是陌生的,他们可能不知道他们应该有多开放。别把它当回事。当你一直表现出良好的意愿和真诚的渴望去了解他们之后,他们就会敞开心扉。


一对一会议的好处

人们普遍认为,良好的一对一会议可以提高员工的敬业度,保留率和绩效。但是,如此简单的讨论怎么可能如此强大呢?

一对一会议对齐目标

对于经理来说,一对一会议的好处是可以听到员工的工作以及接下来一周的工作。这使经理可以提供反馈,并确保员工的行为符合组织的更大目标。

对于员工而言,他们可以获得明确的期望,这使他们更容易知道自己是否做得很好。这听起来像是不费吹灰之力,但是9/10的管理人员避免因为担心员工的反应不佳而给出负面反馈,因此,不到50%的员工知道自己是否做得很好。

想一想员工重复犯错(因为您没有给他们反馈)而导致的生产力损失。或更糟糕的是,当他们花太多时间在简单的任务上时,因为他们害怕犯错。一对一会议可以解决这一问题。

建立信任

一些经理主张将工作和家庭生活完全分开。他们更喜欢人际关系壁垒,并希望每个人都能保持自己的私生活。这些经理努力建立忠诚度,并经常失去最好的员工。

高绩效团队的基础是信任,人们不信任自己不认识的人。同事之间都是如此,员工与经理之间也是如此。

一对一会议使经理和员工彼此了解并建立了联系。这将演变成相互尊重和理解,这将带来好处。例如,当员工感觉自己像团队成员一样时,他们更有可能做出牺牲(例如,在工作日休假或熬夜完成项目)。他们比公司更关心人,您需要给他们一个关心您的理由。

当您与员工保持紧密联系时,您可以确定他们的生活中即将发生的任何变化并主动做出响应。例如,一位信任您的员工可能会告诉您他们是否正在考虑重返学校,搬出城镇或寻找新工作。这使您有时间计划他们的离开并一路支持他们。有趣的是,当我要换工作时,我会敦促新雇主给我一个月的时间来帮助我的经理过渡。但是,如果我们还没有建立起联系,我可能会提前两周通知我们。

提高了工作满意度和员工敬业度

如今的员工已受过教育,他们拥有多种选择,包括自营职业和工作。结果,稳定的工作和具有竞争力的薪水不足以满足员工的要求,也不应该这样。如今的经理们需要建立奖励和激励人心的工作环境。

一对一会议使经理能够发现员工的个人和职业目标,并找到将其与当前工作联系起来的方法。例如,您可能会发现Jane想要晋升,但需要项目管理经验。您可以通过让Jane有时间从事支持她的目标的项目,同时为组织解决问题来为其提供支持。

一对一会议还向员工展示了他们的工作如何支持组织的更广泛使命。懂得如何为更大的事业做出贡献的员工通常会更快乐,对他们的工作更满意。您可能听说过这位看门人,当约翰·肯尼迪总统问他在美国宇航局做了什么时,他自豪地宣称他“正在帮助一个人登上月球”。作为经理,无论员工从事什么工作,您都希望与任务紧密相连。一对一会议是创建该连接的方式。

帮助留住优秀员工

当员工感到自己被重视,受到支持并与工作联系在一起时,他们更有可能留在你身边。这对于任何组织都是有价值的,因为它可以增强团队凝聚力,增强文化,提高士气并避免雇用和入职新员工的成本。

你永远无法避免退休和升职带来的人员流动,但那很好,当这种情况发生时,你应该庆祝一下!你不希望员工因为不想再为你工作而离职。一对一的会议可以让经理在不满情绪出现之前很早就发现并解决它。


如何召开有效的一对一会议

如果做得正确,一对一会议可以帮助经理改变组织的文化。如果做得不好,他们会浪费时间并加重您的信任问题。您可以按照以下步骤,获得前者的好处并避免后者:

1.把一对一会议排好,排好优先级,永远不要取消

对于经理而言,这是您建立信任,提供支持并证明您对员工的投资的时间。对于您的员工来说,这可能是他们讨论工作和与您分享想法的唯一真正机会。

最好定期安排您的一对一会议,最好每周进行一次,并尽最大努力遵守会议时间表。偶尔发生的危机会使您脱离正常的计划,这很好。在这些情况下,请不要取消,只需要重新安排一周的时间即可。

如果需要重新安排时间,请不要在没有上下文的情况下在Outlook中发送会议更改。去与员工交谈,让他们知道发生了什么事。这表示尊重,而您并不仅仅是在降低它们的优先级。在此注意事项,不要简单地降低它们的优先级。很少有事情比员工更重要。如果您发现每周都要重新安排一对一会议,那将是一个“您”的问题-可能与优先级,沟通或界限有关。解决它。

2.使会议个性化

您的员工是独特的个体,要与他们建立联系,您需要保持灵活性。不同的员工会想谈论不同的事情;您会听到有关工作,个人生活,目标,运动和各种事物的信息。感激这一切,因为提供给您的每条信息都表示信任。认真听讲,提问,在适当的时候做笔记,切勿背叛信任。一对一会议中发生的情况将保留在一对一会议中(除非这当然违反了行为准则)。

3.选择一个舒适安静的空间

会议空间和通话质量之间存在联系。如果您在办公室见面,那就是您的空间,这是一场精彩的表演,无论它装饰得多么漂亮,都让人胆战心惊。你最好在公共会议室、咖啡厅或散步。

您的办公室适合举行商务会议,但对于一对一会议,请让员工自己选择空间。鼓励他们选择自己喜欢的东西,而不是他们认为会安抚您的东西。您应该执行的唯一考虑是,您不会受到其他员工的注意,并且您对其他路人有一定程度的隐私权。

4.消除干扰

这是您和您的员工之间的神圣时刻。这意味着您需要阻止其他工作人员的打扰,将手机和笔记本电脑放在旁边,然后聆听。处理分心的方式可能会成败一对一的会议。

我有一个经理,他经常暂停我们的一对一会议来回答IM消息和电话。这表明我不是一对一会议的优先考虑对象。更糟糕的是,他们甚至不尊重我的时间来结束会议,这样我就可以回去工作了。因此,我总是尽可能少地分享,这样我们就可以结束并离开。

另一方面,我的经理们提供了很好的支持,建议和反馈,我真的很期待我们的一对一会议。那些一对一的会议使我有可能建立自己的技能,并发展自己的职业。结果,我比以往任何时候都更加努力,对组织产生了忠诚,我很高兴再次为他们工作。

做后者,而不是前者。

5.闭嘴听

一对一会议是您支持员工需求,成长和职业的独家时间。这也是您的时间来帮助他们解决遇到的任何麻烦,并让他们放心他们处于正确的轨道上。为此,您需要听取他们的意见。有时他们会公开共享,有时会需要提示。比如“你对..感觉如何”、“告诉我更多关于..”和“我能做些什么来帮助..”之类的问题。

经常插话分享你的智慧是很自然的。一个好的经验法则是听的比你说的多两倍。如果你需要帮助提高你的听力技巧,请阅读戴尔·卡内基的《如何赢得朋友和影响他人》一书。

6.建立问责制

在会议的一部分中,让您的员工设定他们从现在到下一次一对一会议之间可以做的承诺。您将需要支持其发展以及与特定工作相关的承诺。您可能也会对他们做出承诺,因此将他们全部记录在笔记本中。

会议结束后,键入您的讨论摘要,然后将其发送给员工。这样可以确保你们俩都不会忘记所做的承诺,并创建一种“纸迹”以供参考。

7.征求有关您自己的反馈

当你该开口说话的时候,问问有什么能更好地支持、管理和沟通他们。强调你在寻找具体的可操作的反馈,而不是抱怨。如果这不是你能控制的,那就没用了。

希望你的员工能有所保留,并且在早期做这件事时会感到尴尬。你需要建立起信任,然后他们才会觉得当着他们的面批评他们的老板很舒服,这需要时间,所以不要太冲动。


一对一会议主题

您的时间相对较短,所以不要指望一打主题。而是提前选择3或4。考虑您的关系状况及其与组织的关系。例如,不要问新员工对您的管理技能的反馈,也不要问即将离职的员工如何帮助他们发展职业。

我想提前决定要问的问题,然后至少提前几个小时通知员工,以便他们有时间做准备。例如,我通常发送这样的电子邮件:

“嗨,简,

在今天的一对一会议中,我想回顾一下您的目标,并听听您在x项目上的进展情况(请您在12 pm之前将草稿发送给我,以便我提前看一下)。

关于您上周问我的那些事情,我已经为您提供了最新信息,除此之外,还有什么我应该做的准备吗?

— 克里斯。”

随着时间的流逝,这些会议将变得自然而融洽。但是,在早期,您可能需要推动对话。下面的列表提供了一些很好的讨论提示:

  • 您接下来一周的目标是什么?我该怎么做才能支持您的目标?
  • 在过去的一个月中,您对什么感到满意?你最不高兴的是什么?
  • 您想花更多/更少的时间去做什么?您如何使这项工作有什么想法?
  • 在过去一周中,您最感到骄傲的是什么?你将做点什么不同的?
  • 您想在什么方面做得更好?
  • 您遇到了哪些障碍?
  • 您还需要我什么?您可以减少使用什么?
  • 您对我的沟通方式有任何反馈吗?我该如何与您更好地沟通?
  • 如果您是我,您会做些什么?

介绍一对一会议

员工通常对流程的变化感到怀疑,因此您需要传达自己的意图和动机。例如,如果一对一的会议突然出现在他们的日历中,而您以前从未做过,他们可能会认为自己遇到了麻烦。您可以通过在引言部分中过于清晰来解决此问题。当我与一个新团队进行一对一会议时,我首先在定期的团队会议中介绍一对一会议:我告诉团队一对一会议是什么,为什么做一对一会议,会采用什么样的形式,强调我对他们的承诺,并阐明每个人都会拥有它们-不受偏爱也无例外。会议结束后,我将继续发送如下电子邮件:

“嗨,

在今天的会议中,我介绍了一对一会议的概念,我们计划在下周开始。如果您有任何关于这些问题的未解决问题,请随时提问,我们可以提前进行讨论。

同时,请告诉我您喜欢的日期/时间/地点。会议可以是办公室,散步,咖啡店,甚至是任何地方,只要步行5分钟以内即可,我很高兴。如果以后发现您的选择不合适,可以随时更改选择,因此无需担心。请将信息发送给我,这样我就可以将它们安排在我们的日历中。

感谢您接受这一新流程,我迫不及待想要开始!

问候,克里斯。”


最后的想法

尽管你做了这么多努力,有些员工还是会对他们感到奇怪一段时间。不要气馁。人们有各自的个性和经历,所以他们会对这些会议做出不同的解释。你所能做的就是始终如一地表现出良好的意愿,和值得信赖的行为,它们就会出现。

根据我作为员工的经验,良好的一对一会议是我职业发展的主要驱动力;在我没有良好的一对一会议的工作中,他们是我离开的主要原因。作为一名经理,一对一的会议帮助我解决了留任和绩效问题,把员工培养成经理,让工作变得有趣。

谢谢阅读。我很想听听您的想法:1对1的体验如何?有重大成就吗?有重大失误吗?

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