如何成为一个成功的会议领导者

无论是通过项目管理还是OKR目标管理的方式去管理企业,开展会议都是一个必要的环节。有效的会议可以解决问题、传递目标价值、确定前进方向,无效的会议则只会浪费时间让大家感到厌烦,所以企业中应该保持每一场会议的有效性。

每一场会议应该有三个角色是明确的某个人,分别是领导者、记录员和计时员。这里我们要探讨的是如何成为一个成功的会议领导者。

领导者即一场会议的推动者,当然他会是会议的参与者之一。一个优秀的领导者应该做到以下几点:

  • 准备过程

在会议开始之前,作为会议领导者应该给会议定义一个明确的主题,有目的的会议才会有结果,才能在会议过程中不偏离主题。其次还应该规定会议议程和时间限制,提前让参与人了解会议议程让大家能够做好准备,限制时间可以增加参会人员对会议内容的专注度,避开跑题和无效的时间拖延。

  • 开展过程

会议进行中,作为领导者最重要的事情就是要保持会议主题不偏离,如果出现了偏离应该及时进行纠正,比如用提出“当下讨论的问题和会议主题的关联是什么,可以起到怎样的作用”这种方式来提醒和组织大家继续跑题。

在需要参会人员发表想法的环节,领导者需要做到的是避免一个想法被轻易推翻。并不是每个人都可以将自己的想法清楚的表现出来,所以当有人发表一个不太具体的想法时,领导者应该引导大家在接受此想法的角度去思考该想法的可行性,将其具体化。如此可以保证所有参会人员的想法都得到发表没有遗漏。

会议中有积极发表想法的人,也有需要时间整理想法而保持沉默的人。作为领导者一方面要对积极发言的人的言论作出合理的控制避免喋喋不休,一方面要主动启发沉默的人发言。比如主动提出“我想听到XX的想法”或者让大家一一发表见解。

控制情绪是一个领导者一定要注意的事情,会议过程中讨论的话题可能会是积极的,也可能会是消极的。无论其他成员是何种状态,作为领导者一定要保持情绪平稳,维持会议氛围。

  • 结束过程

每一次会议的结尾,作为领导者都应该抽出最后的几分钟来对整个会议做总结。我们讨论了什么主题,提出了什么想法,决策了什么方案都应该在最后得到总的陈述。会议结束后如果是总结类型的会议还应该将结果生成文档发送给每个人用作参考和记录。

如何成为一个成功的会议领导者

每一次有效的会议都会是团队或是企业规划向前的一小步,成为一个成功的会议领导者,让你的团队与企业取得成功。

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