项目经验教训必须总结

项目经验教训必须总结
来源:tita.com

我们不应该忘记任何经验,即使是最痛苦的经验。

——达格·哈马舍尔德

要与整个团队一起安排好总结会议,建议在项目完成之后一周左右进行,这将能取得更丰硕的成果。时间长了,就很难让大家到齐,而且人的记忆,尤其是不好的记忆,会很快消褪。无论何时开会,项目完成后的追溯性分析都是讨论项目各方面情况、总结过去、展望未来的极好机会。

做好追溯准备

追溯的价值在于提高未来的项目工作。既可以总结良好做法并加以保持,也可以发现不足并加以改变。保持良好做法,这并不困难,也许正好在你作为项目领导者的权力之内。但是,改变不足,可能有点棘手。改变总是比较困难的,国人更是如此。

即便在某些认真对项目做追溯性分析的组织中,也会在一个又一个的项目上出现同样的问题。不停地总结、分发和归档经验教训,但什么都没有改变。请记住,精神错乱的一个表现就是:一直反复做同样的事,却希望有不同的结果。致力于改变是打破循环的必由之路。只有你愿意采取行动来追求好的改变,追溯性分析才值得你去花费时间和精力。

首先,要请管理层支持采纳从分析中得到的一个或多个建议。如果组织中已经建立了PMO,就可以请PMO人员参加追溯性分析会,支持对分析结论的利用。承诺分析结论将被用于改变不良做法,这也是激励团队成员参加分析会的一个理由。

要设法促进讨论。如果你亲自主持会议,就无法充分参与讨论。可以请项目管理办公室成员、其他项目的领导者或项目团队之外的人来主持会议。

在会议召开前,给每个人发一份模板或调查问卷,引导他们思考整个项目。应该分类收集项目信息,如项目管理过程、项目基础决定、沟通和信息管理,以及工具和技术。在“什么做得好?什么有改进余地?”等方面征求大家的意见。要求人们对他们认为本可以做得更好的事情提出改进建议。提前收集意见,尤其是那些已被邀请但不能出席者的意见。对所收集的意见进行整理,方便会议讨论。

收集各种项目文件和追溯性指标,供分析会议使用,包括最终项目报告(如果已经编就)。应该事先制订会议议程。如果已经邀请外部人员主持会议,就与他一起制订会议议程。会议的主要内容至少包括以下几点:

• 讨论项目中进展顺利的事情;

• 识别需要改进的过程或项目其他方面;

• 对建议进行优先排序;

• 总结经验教训,提出行动建议;

• 征求每个人对项目的看法。

有效总结并完成最终报告

人类最迫切的愿望莫过于改变过去和预知未来,以目前的科技水平改变过去是不可能的,但预知未来并不是办不到的。众所周知,总结经验教训的目的是了解哪些工作做得好、哪些工作做需要改进;在自己和他人的错误中学习(教训)、不重复别人的错误是成功的捷径。然而,这个过程经常被忽视。

在1998年的项目管理前沿会议上,主题发言人向400多位听众问:“你们当中多少人在项目结束时做过经验教训总结?”

大约10~12人举手。

他接着问了一个更尖锐的问题:“你们当中有多少人被要求向项目管理层说明,如何在下一个项目上避免再犯上一个项目犯过的相同错误?”

只有2人举手。

这是非常重要的!正如一句格言所说:“不知道历史的人注定会犯相同的错误。”

人们不做经验教训总结的原因有以下两种:

• 完成工作时就急着做下一个工作(他们已经有了下一个工作,这是一个“忙”的社会);

• 不愿意面对某些方面需要改进的事实,在“不留任何俘虏、不惜一切代价成功”的文化中,承认我们还可以做得更好,简直是不可想象的。

特别是近年来“抓凶手”的风气日盛!也许,不敢面对这样的事实,也是为了不让任何人难堪。然而,无论一项工作已做得如何好,总有可以改进的余地。我们应当以这种思想来做经验教训总结。很显然,责备、抓凶手或惩处之风只会导致没有人愿意对工作进行“诚实”的评价。

尽管召开经验教训总结会议,需要大家来参加,但是一般人们都“痛恨”开会、写报告。为了克服这一点,你需要回答的问题是:“总结有什么好处?”你可以从个人、项目和组织的利益等角度来争取他们来参加会议。

小贴士

设想一下,花费一两个小时搜索所吸取的经验教训能够防止150小时的返工,或者避免付出较高的代价……

注重个人利益

• 多数项目都会有一些充满压力、危机甚至戏剧性的故事,或者至少会有一点混乱的情况。对既往项目进行回顾的目的是让项目成员可以把这些不快抛到身后,然后以更好的态度和心态承担接下来的工作。

• 讨论既往项目哪些方面做得好有利于建立正面的态度,并且有助于项目成员建立个人业绩与成就的信誉。

• 以开放的态度面对以往的烦恼和问题,有助于情绪的宣泄。将人们埋藏

在心中的不满宣泄出来有助于他们将来树立正面的态度和表现出良好的行为。

• 如果人们有机会讨论,即使以往项目中有些失控的情况,人们的感觉也会更好一些,不至于对你产生“怨恨”的情绪。

• 经验总结对每一个人都有好处,因为这可以让未来的项目减少混乱、挫折和困惑。

构建更好的项目

总结分析以往项目,并且实践所发现的道理,后续项目的管理往往会更有效率。

帮助组织

• 不断提升的效率会让组织的业务更加健康地发展且更加成功,这会带来更加稳定的工作机会、个人成长和职业发展。

• 帮助组织不断学习,不断积累知识财富将会令工作环境更加稳定和令人愉悦。

• 总结分析时,注重成绩和正面的东西也有利于发现新的有潜力的管理者和专家。

如何编写项目收尾报告

项目经理与其项目管理团队召开会议,讨论项目发展是否符合项目收尾报告的要求。我建议,项目收尾报告至少应该包含如下部分。

第一部分,描述原项目(招标时)的基本方面,即范围、时间安排、成本和收入。

第二部分,专门说明在范围变更、时间安排和成本等方面与原内容的偏差。

第三部分,专门分析项目生命周期中客户关系发展。

第四部分,总结风险管理,从而列举项目过程中发生的主要威胁和机会,以及如何应对(积极或消极)的策略,应对的实际结果。

第五部分,经验教训列表,包含做过的事情、基本原理、采取的预防措施和纠正措施,以及指出谁可能是这些教训的接受者。

第六部分,项目管理团队个别成员对项目提出的具体反馈信息。

小贴士

• 对于项目经理而言,这个活动特别难。项目管理团队很可能正在从事新项目。如果已关闭的项目运转良好,往往没有人想要浪费时间对其进行审查;如果项目运转情况很糟糕,没有人想要重蹈覆辙,甚至有人称之为“揭伤疤”。

• 有必要了解此过程对于组织知识增长和知识完备的重要性。

• 以客观、透明的方式跟踪项目的历史记录。项目经理负责营造轻松、合作的氛围,以便消除负面影响。

• 善于用一些图表、插图把复杂的内容简化,让不懂技术的人了解真实情况,让高层管理者了解项目的关键要

点。

• 项目经验教训文档,既要符合内部对文档规范的要求,也要对相关的干系人有价值,同时更重要的是能够帮助组织达成希望的目标。

实践反馈

近期接管新的事业部后,阅读了近年的项目收尾报告,使我得以快速了解事业部的项目。

——项目发起人

对刚刚完成的项目保留准确和全面的历史记录,是对组织所负有的职业职责的一部分。

——项目经理

这是综合性的报告,使我们获得快速、简练、优质的参考资料。当我为同一客户投标类似项目或其他项目时,如果发现了需要进一步分析的特定事宜,可以求助于团队人员,并对经验教训数据库做出更加深入的分析。

——市场经理

管理所吸取教训的收集工作是不容易的,项目管理团队注重活动的执行,并且往往认为项目分析会议对经验教训的总结是浪费时间。更加困难的是在项目收尾后,团队已关注新项目。向团队强调程序是重要的,但最佳方式是在项目实施过程中向他们提供过往项目的实用信息。

——PMO经理

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