按照风险管理计划识别风险

按照风险管理计划识别风险
来源:tita.com

认真、明确地进行规划,可以提高风险管理过程的成功概率。制订风险管理计划非常重要,它可以确保风险管理的程度、类型和可见度与风险,以及项目与对组织的重要性相匹配。制订风险管理计划的重要性还在于为风险管理活动安排充足的资源和时间,并为评估风险奠定一个共同认可的基础。

识别风险主要在于判断哪些风险会影响项目并记录其特征。风险识别活动的参与者包括:项目经理、项目团队成员、客户、项目团队之外的主题专家、最终用户、其他项目经理、干系人和风险管理专家。当然还应鼓励全体项目人员参与风险识别工作。

识别风险是一个反复进行的过程,因为在项目生命周期中,随着项目的进展,新的风险可能产生或为人所知。

项目风险数据库是组织的重要资产

风险分解结构(Risk Breakdown Structure,RBS)有助于项目团队在识别风险的过程中发现有可能引起风险的多种因素。不同的RBS适用于不同类型的项目。需要根据项目的特点和以往项目管理的经验、教训对项目风险进行分类,并明确风险分类依据,以体现不同的风险来源。图1-1是一个RBS的示例。

按照风险管理计划识别风险
图1-1 风险分解结构(RBS)示例

每个企业都应对项目的经验教训进行总结,以便形成项目风险检查表。这种检查表可以帮助同类项目有效进行风险管理,它属于公司重要的知识资产。IBM公司的RUP是一个重量级的方法,其推荐的风险检查表如表1-2所示。

表1-2 IBM 公司的RUP 推荐的风险检查表

按照风险管理计划识别风险
按照风险管理计划识别风险

只有将经验和教训在后续项目中得以应用,才能避免重复性错误。知识转化为技术才能提高项目的执行效率,也只有知道何种技术对提高项目执行效率有帮助,我们才知道如何提炼、积累和运用知识。

风险源清单和风险数据库是组织重要的无形资产。

风险识别方法

项目风险识别方法有文档审查、专家判断、检查表、头脑风暴、假设分析等。

文档审查

审查项目说明书和项目交付成果的规格要求等文件是识别项目风险的明智做法。因为项目要创造的产品/流程都是新型的,审查这些文件可以用来确定项目是否存在潜在风险。审查的对象还应包括项目章程、WBS、成本估计、人员配置计划、各种假设与约束条件等文件。

火星气候探测者号(Mars Climate Orbiter)是美国国家航空航天局的火星探测卫星,也是火星探测98计划的一部分,于1999年发射升空。1999年9月23日,火星气候探测者号后来在进入火星轨道的过程中,在低于预期的高度接近火星,最终因为大气层的压力而解体。

NASA将火星气候探测者号上的飞行系统软件分包给了洛克希德·马丁空间系统公司(Lockheed Martin Space Systems Company),该公司使用公制单位牛顿计算推进器动力,而地面人员输入的方向校正量和推进器参数则使用英制单位磅,导致探测器进入大气层的高度有误,最终瓦解碎裂。

火星气候探测者号任务失败的主要原因是人为因素,NASA在此后的所有任务中小心地避免这个因计量单位混淆所造成的错误。

拜访项目专家

与从事过相似项目的专家交谈有利于我们进一步弄清楚潜在风险会出现在什么地方。此外,与身边的那些熟悉(或负责)环境的人员交谈也是极其有益的。

2008年9月,某烟厂向中烟集团申请了技术改造费用,用于该厂两条卷烟生产线工艺装备的升级。该厂与德国一家公司签订了新工艺设备的研制合同,合同中约定采用α测试 。8个月后,设备在德国研制完毕,该烟厂组织人员赴德国进行验收,α测试合格。

设备发到国内,在该烟厂组装完成后暴露出多个问题。烟厂通知德方派人到现场调试,但是,德方函告烟厂双方合同已执行完毕,因为双方约定的验收采用α测试而非β测试,设备在德国发出后就进入了售后服务阶段。当然,现场调试需收取费用。由此产生的费用在百万元人民币的量级。

这里面有几个问题。

首先,负责工艺装备升级的项目经理对测试方法是否了解不得而知,如果不了解为何没有咨询行业专家呢?

其次,合同签订前有没开展合同评审工作?如有,怎么没有审查出如此严重的问题?

最后,签署合同的领导怎么没有把住最后一关?

德尔菲技术

德尔菲技术是组织专家就某个专题达成一致意见的一种方法。项目风险专家匿名参与。组织者使用调查问卷就重要的项目风险征询意见,然后对专家的答卷进行归纳,并把结果反馈给专家,请他们做进一步评论。这个过程重复几轮后,就可能取得一致意见。德尔菲技术有助于减轻数据的偏倚,防止任何个人对结果产生不恰当的影响。

头脑风暴

头脑风暴的目的是获得一份综合的项目风险清单。通常由项目团队开展头脑风暴,团队以外的多学科专家也经常参与其中。在主持人的引导下,参加者提出各种关于项目风险的主意。头脑风暴可采用由参加者畅所欲言的传统自由模式,也可采用结构化的集体访谈方法,如名义小组技术。可以采用风险类别(如风险分解结构)作为基础框架,然后依风险类别进行识别和分类,并进一步阐明风险的定义。

假设分析技术

每个项目和每个已识别的风险都是基于一套特定的假想、设想或假设的。假设分析是检验假设条件在项目中的有效性,并识别因其中的错误、变化、矛盾或片面性所致的项目风险。

请记住:大胆假设,小心求证!

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