项目动员会注意事项

项目动员会注意事项
来源:tita.com

好的开始是成功的一半,用来形容项目动员会一点也不为过,所以项目经理应该对此引起足够的重视。通常情况下,项目动员会受邀人员包括客户方项目发起人、项目指导委员会相关成员、项目委托人、客户方项目经理、项目管理团队、项目团队成员,以及双方其他项目相关干系人。

项目动员会可能出现失误

项目动员会本质上讲是一场“务虚会”,可能很多人不会在思想上引起重视。他们认为,项目执行启动后他们再采取行动要高效得多,殊不知磨刀不误砍柴工。不在项目执行前做足功课,结果只能在项目执行过程中“先天不足后天补”,项目团队可能花费更多的时间去说明、解释,或者协调项目活动,导致项目运行事倍功半。项目动员会常见的几个问题如下:

相关领导没请到。领导参会就是明确地告诉项目相关人员,他们认可这个项目的重要性,并认可项目经理和项目执行计划。相反,如果相关领导没有参加,则传递的是一种负面信号。至少部分项目人员可能认为领导对这个项目不重视,进而引发他们对项目经理权威性的质疑。

相关项目人员没请到。项目实施一般需要来自不同专业的、有时不同部门的项目人员的配合。如果这些人没请全,或他们没有参加动员会,则可能在项目实施过程中不知道如何与他人进行配合而导致项目运行效率低下,也可能导致他们由于没有看到领导在动员会上对项目的支持而使工作积极性大打折扣。

项目计划没有说清楚。项目动员会上,项目经理没有把项目的总体情况和执行计划为项目人员解释清楚。这样就很容易造成部分项目人员按自己的想法和计划做事,结果影响了项目的整体部署与安排。这不是项目人员的错,而是项目经理的错,因为项目经理有责任确保项目人员准确理解项目计划。

责任分工没有说清楚。项目动员会上,项目经理没有把项目治理结构及各自的角色和责权解释清楚。一般情况下,项目人员都有意愿对项目进行尽量多的支持,但如果他们不明白各自的职责,一是容易出现如前面所举例子女孩的裤子被奶奶、妈妈和姐姐剪得太短最后没法穿的情况,二是容易出现责任不明确导致项目人员互相推卸责任的情况。

项目动员会召开注意事项

项目动员会的成功召开自然有利于项目的执行,但如果召开不成功则可能对项目的执行产生负面影响。为了确保成功,项目经理需要考虑如下几个问题:

(1)会议准备是否充分?如果准备不充分就匆忙召开项目动员会,结果很可能事与愿违。譬如,会议上项目经理被问到项目执行策略时项目经理解释不清楚,被问到项目采购安排时项目经理回答没想过,被问到使用何种设备时项目经理说这是个好问题但还没考虑,被问到项目如何招投标时项目经理还是说不知道,试想项目人员会如何看待这位项目经理,他们很可能想,这位项目经理可能不知道他在干什么,项目经理因此会失去团队成员的信任。所以,确保万事俱备,项目经理才能组织召开项目动员会,项目经理必须能回答所有提出的问题(可能有些问题缺少细节),这样才能给项目人员以信心,才能达到动员会的初衷,统一思想,充分动员,为项目执行做好准备。

(2)会议形式如何安排?项目动员会怎么开取决于项目团队与客户的关系以及项目本身的特点。一般来讲,首先在项目内部开一个小的动员会,项目人员查漏补缺,统一思想,然后再正式召开有客户参加的动员会。这样才能给双方领导以信心,而不会使他们因为心里没底而焦虑。在项目动员会上,项目经理也需要考虑如何提高项目双方的合作效率,如就某特殊技术问题,双方可以指定联系人直接进行沟通(避免项目经理变成沟通的瓶颈)。总之,项目动员会的形式可以多样,项目经理需要根据实际情况选择最合适的方式。

项目动员会具体准备

召开项目动员会,最终的目的是要统一项目人员的思想,并对项目角色及其职责、项目游戏规则进行说明,为项目执行做好准备。为了确保项目动员会的成功,表下图所列清单可以用来帮助项目经理准备会议相关内容(也可根据实际情况进行调整),确保项目动员会圆满成功。

需要强调的是,双方领导参加项目动员会,必能为与会者传递满满正能量。实际上,领导参会不是说需要他们全程参与,他们一般只要在动员会开始时参加就可以了,因此项目经理应该努力说服他们来参会,以取得项目动员会应该取得的效果。

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