项目管理本质就是管理变更

项目管理本质就是管理变更
来源:tita.com

每个项目经理都必须清楚的一个基本原则:计划一旦形成,就严格按照计划去执行,而不受某个人、某件事的影响。也应该明白这样做不仅能够减少大量资源的浪费,产品的质量也能得到保障。但是,一个极端是很多项目经理排斥甚至拒绝改变计划。“计划一旦制订出来,就永远不要改变”。这是某些人的信条!有这种想法是可以的,但却是不现实的。

不可预见的问题总会出现。在项目的初期不可能收集到所有的需求;不管你需求收集工作做得如何,最终它们肯定都会发生变化。总会有任务超时、超支。变化并不可怕,重要的是让变更处于受控状态,也就是必须遵循标准的变更控制程序,以一种有序的方式来进行变更。不实施变更控制,项目就不能及时告警,从而引发最终的预算超支、工期拖延,以及完全不适用。

归结起来就是一句话:要勇于拥抱变化。在遇到任务超时或超支时,首先完成最重要的任务,将最不重要的留到最后。项目管理本质就是管理变,计划的第一规则就是“随时准备重新做计划”。

让变更可控

项目变更管理是指项目组织为适应项目运行过程中与项目相关的各种因素的变化,保证项目目标的实现而对项目计划进行相应的部分变更或全部变更,并按变更后的要求组织项目实施的过程。

项目变更管理的目的是以一种对于项目影响最小的方式改变现状。它包括以下主要内容。

(1)验证信息。验证所收集的信息的质量,确保其完整性、与过去数据的可比性,以及与其他项目或状态信息相比较的可靠性。

(2)确定偏差。把实际信息与项目基准进行比较,注意各种有利和不利偏差。

(3)分析影响。确定偏差对项目成本、进度以及其他方面的影响。

(4)分析偏差趋势。分析偏差的发展趋势,并记录关于偏差原因与影响领域的任何信息。

(5)进行变更处理。当变化了的各种因素影响项目顺利实施时,必须及时进行计划变更,以确保项目目标实现。

(6)监控变更合理性。变更处理总是根据项目实施的客观需要进行的,但并不是每次变更都是合理的。或许现在的变更处理并不经济,还有更好的变更办法,或许我们的变更还有违背客观规律的情况。

项目变更管理包括以下4个种类。

(1)纠正措施。为使项目工作绩效重新与项目管理计划一致而进行的有目的的活动。

(2)预防措施。为确保项目工作的未来绩效符合项目管理计划而进行的有目的的活动。

(3)缺陷补救。为了修正不一致的产品或产品组件而进行的有目的的活动。

(4)更新。对正式受控的项目文件或计划等进行的变更,以反映修改或增加的意见或内容。

项目变更管理计划中还需要明确项目变更管理的程序、变更控制委员会(Change Control Board,CCB)的角色与职责、审批要求等,同时必须强调以下实施原则。

(1)证录变更的原因,以便为以后的项目计划工作提供参考;

(2)只有发生重大的偏差时,才进行变更(重大偏差通常是用原始目标的一定百分比值来规定);

(3)必须对变更实施控制,以避免范围蔓延的发生。

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