召开有效团队会议的7个技巧

并非所有人都对团队会议的重视程度相同。

有些人使用会议或团队会议活动来更好地沟通和澄清误会。其他人可能只是将它们视为更新团队或客户项目状态的方法。

但是,后者并没有真正专注于底线:有效地完成工作。

现在唯一的大问题是,并非所有的项目经理和团队都有能力充分利用团队会议。

或更确切地说,他们不知道如何组织真正有意义的活动。

那他们怎么办?

他们坚持每日或每周的站立会议以及关于其他未来会议的那些非常常见的会议。

但是请记住以下几点:

团队会议应该是在项目截止日期,预算和质量标准内完成工作。

这意味着没有懈怠,例如询问同事的下一次旅行,没有迟到的开始,在某人发表意见后没有“ cri”,没有领导者负责整个讨论,也没有其他时间偷窃。

不仅是您的生产力受到了影响。

仅在无目的团队会议上,公司每年就浪费高达370亿美元。顺便说一句,这仅适用于美国。会议的成本不只是金钱。非生产性会议会降低工作满意度,并导致更多人辞职。说真的 只需查看有关参与对会议和员工敬业度的影响的研究。

如果您已经陷入困境,或者只是想提高会议效率,请查看以下可行的技巧来召开有效的团队会议:

预先定义所有会议

要证明会议在公司中的作用,请定义何时举行会议,持续多长时间以及需要解决的紧急问题是什么。

您可以声明仅在有目的的情况下才应召集会议。

这样可以确保您不再因为只是按计划安排的日常会议而该召集团队,即使您实际上没有什么要讨论的。

注意

如果您使用的是协作或项目管理工具,则可以避免参加某些会议。这是因为可以在此类应用程序中讨论大多数与项目相关的问题和查询。

或者,您可能想消除常规的站立团队会议,而坚持辩论需要立即反馈的问题。

只需使用Tita 项目管理系统来代替Scrum会议的“昨天我做了什么”和“今天我要做什么”部分。然后,开会讨论如何解决项目问题。

而已。每天的团队会议减少到平时的一半。

召开有效团队会议的7个技巧

项目管理(来源:tita.com)

让每个人都积极参与讨论

召开有效团队会议的7个技巧

许多问题仅因未讨论而无法解决。如果不让团队成员抚养他们,您还将如何找到问题?

为了使每个人都参与其中,请平均分配您的问题,并让整个团队来回答。这样可以保证所有员工至少可以说几遍。更改问题及其时机以增加参与度。

知道他们可以随时解决问题,使员工更有可能积极倾听并参加团队会议。

鼓励人们提出问题并听到他们的声音。让每个成员都为会议做出贡献也将使他们感到自己更有价值,并提高他们的责任感。

注意

如果您使用的是视频会议工具,请确保没有人遇到技术问题。员工可以以此为借口关闭相机,并减少交谈的积极性。

不要让一个人接手整个团队会议

没有人愿意参加只有一个人讲话的团队会议。主要是因为您将通过它们半睡着。

尽管需要主持人对保持会议主题至关重要,但此人绝不应该主持整个讨论。

如果人们最后被遗留了许多未解决的问题和不清楚的职责,那说明您做错了。

相反,作为会议组织者,您的主要角色是引导所有人进行讨论,以便他们每个人都可以为问题提供宝贵的反馈和解决方案。

为每次团队会议设定一个明确的目标

如果人们知道这将是一个富有成果的会议,则人们更有可能参加会议。为了确保这一点,请设定一个明确的目标或理由。

会议的目的可能是帮助计划下周的任务,将来的时事通讯,新的网站设计,获取开发人员的反馈以修复即将出现的错误或另一个可行的目标。

为了使一切井井有条,请创建团队会议议程。本文档包含所有出现后要讨论的要点,并在会议之前发送给人们,以便人们有足够的时间为其做准备。

您还可以要求您的团队考虑稍后将在会议中讨论的可能的主题和想法,以免浪费时间集思广益。

召开有效团队会议的7个技巧

OKR(来源:tita.com)

选择合适的人

现在的问题是,员工不能仅仅忽视团队会议的提醒。他们收到下一次会议的消息。他们参加了。而且常常只是等待它结束。

为什么?

因为并非所有会议都针对整个团队。您的营销部门可能与您为解决浏览器渲染问题而召开的紧急会议没有任何关系。

同样,如果您是一个寻求快速,可行的反馈的项目经理,则在团队会议中有太多的人可能是一个问题。与超过6-8人进行对话更加困难,并且通常证明组织者没有为会议选择合适的团队成员。

减少每日团队会议的次数

如果由于召集下一次会议而几乎没有花上几个小时的工作,那么现在是时候降低他们的电话了。

但是,您可能已经习惯于每3-4小时召开一次团队会议。因此,遵守新时间表可能会更加困难。首先放下您想要讨论的所有内容,并在一天结束时举行一次会议。这样,员工不必多次中断工作。

跟进会议

在您将决定付诸实践之前,任何会议都不会成功。

作为项目经理,您还需要对每个论点得出结论,总结关键的讨论要点,并指导未来的活动,以便应用会议的结果。

提醒团队成员他们的职责,创建任务,并确保它们按照您在会议上所说的完成。

结束没有文档的讨论是一个巨大的错误,可能使会议浪费。但是,解决此问题就像向您的团队发送一封电子邮件备忘录,其中包含所有讨论的要点,未来的职责,优先级和截止日期一样容易。

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