开会的三大原则

开会的三大原则

制定议程

这似乎是一个明显的要求,但很多会议开始时并没有明确的目标。会议议程可以在讲义上总结,可以写在白板上,也可以在一开始就明确讨论,但是每个人都应该知道他们为什么聚集在一起,他们应该完成什么。议程为谈话提供了方向,如果讨论偏离正轨,那么讨论可能会偏离正轨。

如果领导们可以在会议前安排好议程,每个人都能在会议中按部就班。

QualCare Alliance网络首席执行官安妮特·卡蒂诺(Annette Catino)说:“如果我面前没有议程,我就会退出。”。“给我一个议程,否则我不会坐在那里,因为如果我不知道我们为什么要开会,而你也不知道我们为什么在那里,那就没有开会的理由了。对我来说,让人们集中注意力,让他们集中注意力,这对我来说非常重要,而不仅仅是走进房间,谈论无聊的八卦。”

准时出发,按时结束

没有什么比等待负责人出现更能消磨大家的积极性了。为什么这么多领导会养成开会迟到的坏习惯?只是他们太忙了吗?或者,让每个人都等着他们,是不是有一种小小的兴奋,提醒他们,他们的时间在某种程度上比其他人的时间更有价值?

当然,时间就是金钱,坐在那里猜测老板什么时候会来,这是对宝贵资源的浪费。

梅西百货的董事长特里·隆德格伦(Terry Lundgren)从未犹豫过要严格执行准时开会的政策。他说:“如果会议是在8点,你就不应该在8点01分到这里,而是8点就到了,因为会议将在8点开始。”。“忙碌的人打不完最后一个电话就赶到那里,需要约束自己准时到达那里。”

准时开始和准时结束一样重要。一个明确的结束时间将有助于确保你完成你的议程上的事情,并让人们迅速回到他们的工作。“我喜欢有一个我们仔细考虑的议程,”伦德格伦补充道,“我们说,‘这次会议将持续两个小时,’我们强迫自己仔细梳理一下议程。”

以行动计划结束

在每次会议的最后几分钟里讨论下一步这个讨论应该包括决定谁负责什么,以及最后期限是什么。否则,你花在会议上的所有时间都是白费。

会议的目的就是为下一步的行动制定计划,如果你的会议没有像样的产出,那么这次会议无疑是失败的。

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图片来源:tita.com

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