如何编写项目管理计划

什么是项目管理计划?

项目管理计划是一个正式文件,定义了如何执行项目。它概述了项目的范围,目标,预算,时间表和可交付成果,这对于保持项目的正常进行至关重要。

您 在项目生命周期的项目计划阶段中编写项目计划,并且在项目进入执行阶段之前,必须经过利益相关方的批准。

这意味着您的项目计划必须足够吸引,组织和透彻,以获得利益相关者的支持。

项目管理计划的哪些部分?

在开始制定自己的计划之前,您应该熟悉典型项目计划的主要组成部分。

项目管理计划应包括以下部分:

  • 内容提要:报告内容的简短描述
  • 项目范围和可交付成果:概述项目边界,并描述如何将项目分解为可衡量的可交付成果
  • 项目进度:项目任务和里程碑的高级视图(甘特图非常方便)
  • 项目资源:实现项目目标所需的预算,人员和其他资源
  • 风险和问题管理计划:可能使项目脱轨的因素列表以及如何识别,解决和控制问题的计划
  • 沟通管理计划:有关在项目过程中如何处理团队和利益相关者沟通的计划

基本上,项目计划应该告诉利益相关者需要完成什么,如何完成以及何时完成。

如何编写项目计划

1.在执行摘要中突出显示项目计划的关键要素  

执行摘要是对项目计划关键内容的简短描述。通常,这是利益相关者要阅读的第一件事。

它可能涉及项目的价值主张,目标,可交付成果和重要的里程碑,但必须简洁(毕竟这是一个总结)。

在这种情况下,突出显示的事实和数据特别易于扫描(这一定会让您的利益相关者满意)。

2.使用甘特图直观地绘制项目进度表

精心计划的项目进度表是任何项目成功的关键,没有一个项目例外。

您的项目可能会陷入到错过的最后期限,糟糕的团队管理和范围蔓延的混乱之中。

幸运的是,像甘特图这样的项目计划工具使创建项目进度表变得容易。您可以直观地绘制每个项目任务,添加主要的里程碑,然后查找未解决的任何依赖关系或冲突。

如何编写项目管理计划
甘特图(来源:tita.com)

3.使用团队组织结构图阐明项目团队的结构

项目规划中最困难的方面之一是组建团队,并使他们与项目愿景保持一致。

使团队保持一致的关键在于沟通-沟通项目目标,沟通利益相关者的要求,传达重大决策背后的理由。

4.在风险分解结构中组织项目风险因素

项目计划的很大一部分是确定可能使您的项目脱轨的因素,并提出计划和流程来应对这些因素。这通常称为风险管理。

制定风险管理计划的第一步是列出所有起作用的因素,这在风险分解结构中非常有用。风险分解结构是按类别组织的项目风险的层次表示。

例如,此风险分解结构模板显示项目风险分为技术风险,管理风险和外部风险:

一旦构建了风险分解结构,就可以对每个风险进行深入研究(评估和计划任何触发因素和结果)。

如何编写项目管理计划
风险管控(来源:tita.com)

5.提前计划:创建项目状态报告以与利益相关者交流进度

正如我之前提到的,交流在任何项目中都是至关重要的。

但是,即使这样,项目经理也经常忽略的是沟通管理计划,这是项目团队将如何与项目涉众进行沟通的计划。项目通信经常默认为临时电子邮件或最新会议。

您可以通过提前计划并将项目状态报告模板作为您的沟通计划的一部分来避免这种情况。

这是一个简单的项目状态报告的示例,您可以每周发送给利益相关者:

这种类型的报告对于交流项目进度的更新非常宝贵。它以清晰,一致的格式显示您已完成的工作,可以帮助您在问题出现之前就先进行标记,与利益相关者建立信任,并在达到目标后轻松反映项目绩效。

6.使用项目管理计划模板使其看起来专业

项目管理计划可能是您的利益相关者将从您那里获得的最重要的交付成果(除了项目本身)。它包含了利益相关者将用来确定您的项目是前进还是被遏制的所有信息。

因此,从项目管理计划模板开始是个好主意。使用模板可以帮助您在逻辑上组织信息,并确保其吸引力足以引起利益相关者的注意。

总结一下,这里有一些最佳实践,可以在编写项目计划时紧随其后:

  • 使用标题,列和突出显示使您的执行摘要易于阅读
  • 使用甘特图绘制项目进度表(任务按部门或团队成员进行颜色编码)
  • 使用组织结构图和风险分解结构之类的图像在您的团队之间以及与利益相关者进行沟通
  • 选择一个灵活的模板,您可以对其进行更新以与利益相关者的要求保持一致

关于 tita.com ®
Tita 通过 OKRs-E 目标设定、管理敏捷项目执行,持续绩效过程反馈,激发员工潜能,实现企业高速增长,带领企业拥抱人员管理新时代!    预约线上《产品演示》


禁止转载,如需转载请通过评论联系作者。

联系我们

400-650-3180

在线咨询:点击这里给我发消息

邮件:kefu@tita.com

工作时间:周一至周五,9:00-18:30,节假日休息

1603943078-400客服

微信