如何委派工作,才能使其真正完成?(一学就会)

如果您发现很难从其他人那里获得想要的结果,请尝试使用这种简单的管理技术

作为一个新晋的管理者,我喜欢自己亲自完成工作,因此将工作委派给他人的想法是不自然的。我总是宁愿自己做。

当我不得不委托时,常常使我感到沮丧。后来我发现工作没有按预期完成,甚至还没有完成。我个人认焦躁,它使我心烦意乱。我觉得如果我想做正确的事,我必须自己做。随着工作量的增加,我很快就精疲力尽。

我的方法有问题

几年前,我意识到我委派方法都是错误的。当时,我一直在招聘高级营销人员,并要求我们的办公室经理研究相关的招聘机构,与他们联系并向我汇报。

几天后,办公室经理给了我最新消息:他已经给几家代理商发送了电子邮件,但大多数都没有回复。我的心沉没了。这一点也帮不了我。

“你跟进电话了吗?”我问。

“对不起,”他回答。“我只有有限的时间。我还有很多其他优先事项。”

后来,我和一位导师一起思考了这种情况。经理做了我告诉他的事情。但是,我在这里感到沮丧,并知道我以某种方式委派的方式并不适合我。然后,我的导师给了我一些明智的建议,这些建议彻底改变了我分配任务的方式。

委托问题,而不是任务

当您处于执行模式时,您自然会考虑关键任务,但是良好的委派要求您考虑结果。我意识到,没有明确委派让合格的候选人填补我的日历的问题,而只是联系招聘人员的任务。但是,如果已经解决了这个特定问题,那么我本可以去面试和雇用合适的人选。

最好的员工往往喜欢解决问题-他们讨厌被微观管理。

一旦确定了要委派的核心问题,请检查它是否确实解决了您的问题。例如,在接下来的一周内面试候选人会给我安排时间的问题。我真正想要的是把一个早晨留给面试。

教练,不要指导

委派问题只是第一步。接下来的部分是更重要的:帮助你委托给找到的人他们的 解决方案。教练的工作是帮助他人解决自己的问题并找到自己的解决方案。我学到了一些很棒的人际交往技巧,我希望我早在职业生涯中就已经知道了。

最简单和最相关的一个是约翰·惠特莫爵士创建的GROW框架。委派问题时,以下是使用GROW模型的方法:

1.目标:建立目标

委托问题后,请您的员工解释什么是结果最好的效果。回答他们提出的任何问题,以帮助他们了解什么结果可以解决问题。确定目标之后,请确保将其写下来。

2.现实:检查当前现状

在寻求解决方案之前,请让您的员工掌握当前情况。使用以下问题:

  • 我们现在在哪里与目标有关?
  • 什么是有效的,什么是无效的?
  • 有什么会阻碍您前进的吗?

3.选项:浏览选项

接下来,您想帮助您的员工检查可以解决该问题的其他选项。提出类似的问题:

  • 您有什么选择?
  • 你还能做什么?
  • 您知道谁遇到过类似情况?

就像头脑风暴讨论一样,不要拒绝任何选择。

4.意志:建立意志

最后,获得员工​​的承诺,并帮助他们制定下一步计划。同样,让他们提出问题来提出解决方案:

  • 您认为您现在需要做什么?
  • 完成后如何知道?
  • 哪些资源可以帮助您?

扩展业务需要有效的委派。随着公司的发展,对直接报告采用教练关系的需求也越来越大。最好的员工往往喜欢解决问题-他们讨厌被微观管理。如果您要雇用比您更好的人,那就尤其重要。

有效的委派也可以使您的员工保持积极性。解决问题可以帮助人们实现目标,学习新事物并控制自己的命运。

更多阅读:为什么80%的下属,都没有主动汇报工作的习惯?

用Tita帮你完善工作反馈机制

管理者通常都会对这种员工非常头疼 — 不及时反馈工作进展的。

为啥:

工作做的好,你是那个最后才知道的人,可工作明明是你给ta布置的…

工作做的不好,你还是那个最后才知道的人,可你明明可以指导ta帮助ta做好…

不知道工作进展,你像只苍蝇,即使盯在别处也还要时刻惦记着这边,不时嗡嗡响几声提醒ta

执行工作需要反馈进展,在管理者看来应该属于常识的一件事,却让无数管理者透心凉…

而那些通常不及时汇报的员工,都会被标签“不靠谱”

其实大多数员工并非有意不做及时汇报,导致不及时汇报的原因通常是以下这两种:

1、员工确实因为在处理其他工作而导致忘记及时汇报(虽然这不是不及时汇报的理由,但的确是事实)

2、布置工作的人,本身没有将“及时反馈”这个要求说清楚,比如:什么情况该反馈?什么时候做反馈?

先不要吐槽员工不够职业化,也不要拿经验丰富的高级员工来对比,毕竟要及时汇报和怎么汇报这种经验这种事得是经历了才会有。

我们看下怎么改善员工不主动汇报这件事:

第一,为了保证工作结果,作为工作的布置者,在对待经验不丰富的员工时,必须把对工作反馈的要求说清楚,什么情况该反馈?反馈到什么程度?什么时候做这个反馈?

第二,还是为了保证工作结果,能做到及时提醒一定要做及时提醒(这里不是指人工提醒,让管理者当员工的小闹钟,这个从成本上就说不过去),要学会借助工具,以前有位大师给小编的一句忠告,分享给大家:好记性不如烂笔头,烂笔头不如好工具。能被工具解决的,说明效率还能再提升,找适合的工具立马用。

如何委派工作,使其真正完成?(恍然大悟)

设置任务反馈要求

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