如何高效拟定每一周的工作清单?(收藏)

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抓住时间的有效性,实现时间的高效产出,不仅需要我们给自己来一次“管理课堂”的洗礼,更重要的是进行时间管理计划的训练——通过自我训练,提高这方面的意识,建立拟定工作清单的好习惯。

也就是说,建立时间的有效性并非一门外在的课程,而是内在的自我训练。时间管理的知识当然可以从书本上学习,转化为牢固的习惯却需要合理的计划。它只有在实践中才能得到提高,而且每个人的工作习惯和面临的工作内容是不一样的。确切地说,如果你不针对自己的具体需求在行动中训练和自我管理,它就不存在积极的意义。

计划应该从每一周(你即将面对的第一周)开始。在桌上的一堆杂乱无章的材料,你看看能把它们分为多少种主题?例如紧急事项、待办业务、完成工作、长远规划和行动纲领等。清晰地划分是第一步。当分类完成时,你就要把精力放到怎么制订正确的一周工作计划上。因为它关乎你未来一周的时间利用效率。

先确立一周的工作目标

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高效能的管理者在做周计划时,会遵守一个基本原则:本周总的工作目标是什么?换句话说,本周有哪些工作是“重要而且紧急的事情”?如果有,它就是这一周的主要工作,排在第一位。其他事项应该为它让位。

另外,确立我们的周目标时,切记不要被那些琐碎而且不重要的事情所牵绊——如果能把这些工作剔除,不要犹豫。管理者尤其不能把自己宝贵的时间花在那些替下属或同事灭火的义务劳动上,因为你要将自己宝贵的精力放到具有最高性价比的工作上。

完成本周工作的方法有哪些

就本周的工作而言,你完成它们的方法是什么?

这一步是选择自己实现周目标的途径,对自己的优势能力分配使用。举例来说,董事会要求你7天后上交公司或部门的财务报表,会计已做好了一个分录,需要请你补充,你为此可以做什么贡献呢?为了完成这个报表,你需要用到哪些知识?为了补充真实有效的信息,你如何调查和分析资料?

制定工作方法以后,你还应为这一步做三件事:

——设计整个行动步骤。
——看看有没有人可以配合你。
——就此工作列好行动日程表,比如周一做什么,周二和周三做什么。

分析本周的时间总额

分析一下未来7天内的可用时间,谨慎地预估在重要工作上即将耗费的时间总额,然后与工作目标进行对比分析。同时,你还应将自己全方位的周目标拿出来,其中包括家庭生活、休闲锻炼、人际关系等一切在本周的待办事项,统计和预估它们需要多少时间。

这时,你可能发现了一个问题:与总的目标比起来,时间是不够用的。那么,应该舍弃哪些次要目标呢?在这一步就应该作出取舍,尽量把可以拖延的事项放到最后再做,把不可拖延的事项放到最前面。

按重要性列出先后顺序

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当工作量与可用时间量均列出后,现在,你要重新审订目标的重要性,把它们一一放到桌面上,依序列出每件工作的“重要指数”。你要确认自己找出了最重要的20%的部分,这部分工作左右了你80%的绩效,对企业的经营有重大影响。

排在第一位的应该是需要你马上开始的工作——做好周计划后的第一件事,就是立刻开启该工作,并且必须在7天内见到成果。这样的工作便是最紧急的,管理者需要为它设置最优先的计划位置。

排定每天的工作计划

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为了成功地实现一周的目标,顺利完成该计划,我们应该把每天的工作安排都提前做好。即使需设置足够的灵活性,也必须全面地确定好自己每天该做什么。一旦制订出了详细的计划安排,就要严格约束自己,努力遵守,否则就会前功尽弃。

在制定每天的进度分配时,一个重要的原则是“由难到易”。先处理困难的部分,比如把它们放到上午进行;再处理较容易的工作,可以将之安排在下午甚至晚上。这可以避免被难度较大的工作拖延时间,以留出灵活的后备时间来集中攻坚。有的人喜欢把难做的工作放到下午,结果发现经常当天处理不完,耽误了第二天的工作,打乱了整个计划。

不要什么事都自己去干

管理者还应记住,不要一切事必躬亲。周计划也要安排授权的内容,能够分配出去的,放心地交给能干的下属。不能分配但可以协作的,果断地让员工在第一时间介入,用团队合作的方式高效地完成工作。通过授权,为自己争取更多的时间来处理其他重要的工作。这是管理者为自己做计划的原则。这意味着你要学会对部分工作说“不”,并为此制订聪明的计划。

给每周都留出弹性时间

要在周计划中体现灵活性。管理者不要有太紧迫的时间感——这反而带来过多的压力,降低工作效率。在计划中,每天都留出一个小时的弹性时间,以便应急之用。至少,你可以在这60分钟的时间中调整心情,思考和解决一些临时产生的问题。记住我的这句话:分秒必争的管理者并不一定是优秀的,也未必就合格。

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